Centre de partage
SharePoint, selon Microsoft, se caractérise par cinq verbes:
- partager
- organiser
- découvrir
- créer
- gérer
De ces cinq verbes, déduisons cinq raisons de miser sur SharePoint.
1. Pour partager vos documents
"Share" signifie partager, en anglais.
SharePoint est vu comme le serveur bureautique des applications Microsoft Office, l'endroit où leurs documents convergent pour y être partagés, justement.
Partager vos documents et les gérer de façon électronique, c'est ce qu'on appelle la GED (gestion électronique de documents).
La GED de SharePoint couvre les aspects suivants, des aspects qui vont d'ailleurs bien au-delà du simple partage:
- création de documents Microsoft Office
- importation de documents numérisés
- circulation des documents à l’aide de flux de travail (workflows)
- gestion des versions, indexation des documents et recherche par mots-clés
- publication du contenu selon un public défini
- définition des délais de conservation
- définition de règles pour l’archivage
De plus, les contenus intégrés dans SharePoint sont soumis à un cycle de vie de gestion de contenu réglementé et conforme aux besoins de chaque entreprise.
2. Pour organiser vos déplacements
Organiser vos déplacements, oui, mais avec tous vos documents.
Vos documents qui vous suivent partout grâce à SharePoint Mobile, en mode connecté ou déconnecté, qui plus est, et sur tous vos supports: PC, laptop, tablette ou smartphone.
Plusieurs alternatives existent pour y parvenir.
Nous vous recommandons Colligo Engage, un outil qui met à votre disposition un ensemble d’applications vous permettant de consulter ou modifier vos contenus SharePoint à tout moment et en tout lieu.
Nos solutions sur mesure sont aussi une alternative à envisager.
En savoir plus sur SharePoint mobile et nos solutions sur mesure
3. Pour (re)découvrir votre Intranet
Un Intranet sous SharePoint offre de nouvelles façons:
- de communiquer en entreprise
- de partager le travail
- de collaborer avec les collègues
- d’organiser les projets
- de gérer documents et données
En outre, SharePoint permet de partager des idées et d'effectuer le suivi des actions des utilisateurs à l’aide de nouvelles fonctionnalités sociales.
4. Pour créer vos formulaires
La plate-forme Microsoft SharePoint permet d’automatiser les processus métiers par la création aisée de formulaires électroniques et la définition de flux de traitement (workflows).
Chaque formulaire peut être créé directement dans SharePoint ou à l’aide d'InfoPath, selon le niveau souhaité de personnalisation des fonctionnalités.
Tout formulaire PDF existant peut également être "workflowisé" grâce à PDF Share Forms, qui permet de le publier et de le rendre interactif en quelques clics de souris.
5. Pour gérer vos workflows
SharePoint permet de mettre en place des workflows simples ou complexes, et ce sans développement additionnel.
Tout cela grâce à l'outil "Nintex".
Nintex permet en effet, grâce à des fonctionnalités puissantes et intuitives, d’automatiser rapidement les processus de votre entreprise.
Par glisser/déposer, il vous est possible de mettre en place des workflows simples (demande de déplacement, note de frais, etc.) ou plus complexes (gestion de contrat, processus d’approbation multiples, etc.) et tout cela sans outil ni développement additionnel.
