Office 365 Groups: outil collaboratif accessible pour tous?

Les Groupes Office 365 ont pour but de combiner certaines fonctionnalités des mondes SharePoint / OneDrive et Exchange pour faciliter le travail collaboratif, que ce soit avec vos collègues ou avec des personnes hors de votre réseau usuel d'entreprise (consultants externes, experts, etc.).

Ces groupes deviennent un élément central d’Office 365 car ce sont eux qui sont également à l’origine des nouveaux outils Microsoft Teams et Microsoft Planner. En effet, lorsque vous créez une nouvelle équipe (Team) ou un nouveau planificateur (Planner), ces derniers se basent sur un groupe Office 365.

On peut diviser le concept en cinq parties:

• le mur de conversations (Conversations / Feeds)
• le calendrier (Calendar)
• le bloc-notes (Notebook)
• les fichiers (Files)
• le planificateur (Planner)

Microsoft Teams, même s’il se base sur un groupe Office 365, est un élément à part qui fera l’objet d’une actualité prochainement sur notre site.

Conversations

Les conversations sont regroupées sur un mur et vont permettre aux membres de ce groupe (utilisateurs internes et externes sous conditions) d’échanger. Ces échanges vont se caractériser par des messages qui seront regroupés par conversation. Ces messages seront également reçus par notification e-mail.

Ce mur permet également de regrouper d’autres informations issues des autres fonctionnalités liées à un groupe comme la planification d’une séance ou d’un évènement (issues du calendrier partagé, de Microsoft Planner ou de Microsoft Teams). 

Calendar

Le calendrier de Group for Office 365 est du même type que le calendrier usuel d'Outlook et dispose des mêmes atouts.

Vos calendriers de groupes vont automatiquement être disponibles aux côtés de votre agenda Outlook usuel et s'y superposer si vous le désirez. Un calendrier de groupe reflétera en tout temps toutes les informations entrées par tous les membres actuels du groupe.

Notebook

C'est OneNote qui fait office de bloc-notes pour les Groupes Office 365.

Dès que vous créez un groupe, il y a un bloc-notes OneNote qui lui est automatiquement dédié.

Disponible sur tous les supports et navigateurs, OneNote vous accompagne partout.

Files

Group for Office 365 se base sur OneDrive For Business pour la gestion de ses fichiers. La grande différence est qu’il est possible de partager cet espace avec tous les membres du groupe (il n’y a pas de notion de membre dans OneDrive For Business, uniquement des fonctionnalités de "Share" plus restrictives). Les fichiers partagés avec vous apparaissent dans un onglet "Shared with me" ("partagés avec moi").

Planner

Planner est un outil récent permettant de définir des tâches et de les organiser pour un ensemble de collaborateurs. Ce planificateur est très simple à utiliser et fait désormais partie intégrante d’un groupe Office 365.

C’est une fonctionnalité intéressante qui rencontre un certain succès. Cet outil peut aisément remplacer des outils comme Microsoft Project ou Project Online dans le cadre de projet simple. C’est à la fois plus sophistiqué qu’un simple calendrier et plus simple qu’un projet MS Project. Il s’agit ici de répondre à certains types de besoins pour les petits projets ou les PME.

Une news dédiée à ce sujet fera bientôt son apparition sur notre site.

Pour conclure

Les groupes Office 365 ont 2 objectifs:

• servir de socle pour des nouvelles fonctionnalités (Planner, Teams, d’autres à venir);
• répondre à des besoins simples nécessitant un déploiement rapide

Ainsi il est plus facile de gérer un projet (partage, collaboration, organisation) avec un groupe Office 365 qu’avec un site d’équipe SharePoint ou un projet MS Project. Les fonctionnalités sont bien moins nombreuses mais cela peut suffire dans bon nombre de cas. 

Office 365 évolue et propose de nouvelles fonctionnalités très régulièrement. Dernièrement, Microsoft Planner et Microsoft Teams sont apparus et Microsoft Bookings sera bientôt disponible.

Les groupes Office 365 apparaissent dans tout cela comme un élément central:

• D’un point de vue utilisateur, ils offrent des fonctionnalités simples et efficaces permettant de rapidement déployer et utiliser un espace de travail, de partage et d’organisation pour une équipe, un projet, un évènement.
• D’un point de vue technique, ils permettent de gérer un groupe d’utilisateur, des documents, une boîte aux lettres et un calendrier.

Ces éléments vont alors servir de base technique pour les nouveaux outils.

Microsoft Planner utilise les membres du groupe pour affecter les tâches du projet, et les fichiers pour gérer les pièces jointes. Microsoft Teams utilise les membres du groupe pour les droits d’accès, le calendrier partagé pour les meet-up (séance Skype) et les fichiers pour le partage de documents.

Concernant nos expériences, c’est un outil extrêmement intéressant pour les PME car très simple à utiliser. Il est en effet facile d’implémenter de véritables espaces de travail collaboratif pour des petites équipes et surtout l’apprentissage de ces outils est rapide. Les coûts d’implémentation (conseil, réalisation, formation) sont alors relativement faibles.

Cependant il est important de garder à l’esprit que ces outils ne sont pas (ou très peu) personnalisables et ne peuvent pas répondre à des besoins très spécifiques ou complexes. Pour cela des solutions comme SharePoint, par exemple, restent nécessaires.

Vous souhaitez essayez Office 365 ? N’hésitez plus, faites-le via ce formulaire.

Visionnez le webinaire [64 minutes] de B. Niaulin à propos des Groupes Office 365.

L'aide Microsoft concernant les Groupes Office 365.

Parcourez le guide de Microsoft à propos d'Office 365 [PDF, 20 pages].

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