Une évolution inéluctable
Si l'utilisation des appareils mobiles est largement dominante dans le grand public, si les employés utilisent leur équipement mobile personnel dans le cadre de leur activité professionnelle, il n'en reste pas moins que les entreprises équipent de plus en plus leurs employés en solutions mobiles intelligentes.
Les modes de travail évoluent donc vers plus de mobilité, mais aussi vers plus de flexibilité. De plus en plus d'employés travaillent en toutes circonstances, à tout moment et avec n'importe quel outil (PC portable, smartphone, tablette), qu'il soit fourni par l'entreprise ou personnel.
Or, tout le monde le sait, l'utilisation des outils personnels pour se connecter au système d'information de l'entreprise met potentiellement en danger les données de l'entreprise.
Les usages varient selon le type d'appareil utilisé. Les smartphones sont principalement utilisés pour lire ou afficher des documents, tandis que les tablettes sont plus utilisées pour modifier des documents, accéder à des conférences en ligne, ou encore effectuer des activités plus gourmandes en termes de performances techniques.
L'évolution des modes de travail est inéluctable. Le CeRFI peut aider les entreprises à accompagner cette évolution.
Quels sont les avantages de la mobilité?
L'utilisation des applications mobiles au sein de l'entreprise apporte des avantages indéniables:
- une plus grande réactivité des employés
- des gains de temps et d'efficacité, notamment dans la rapidité des prises de décisions face aux problèmes internes
- amélioration des processus de travail (décompte de frais, demande de congé, etc.)
- amélioration des interactions "employés-employés" et "employés-clients"
- un accroissement de la productivité des employés (accès aux applications métiers en tout temps, en tout lieu et depuis n'importe quel type d'appareil)
- une meilleure résolution des problèmes liés à la clientèle, engendrant une augmentation de la satisfaction des clients
- une réduction de la durée du cycle de vente
- une augmentation du chiffre d'affaires
- une différenciation par rapport à la concurrence
- une réduction des coûts d'entretien des véhicules
Quelques exemples de transactions qui peuvent se faire de n'importe où, à tout moment et avec des outils faciles à utiliser par les employés:
- la signature des bons de commande ne requiert plus une présence obligatoire au bureau
- la consultation de l'historique d'un client, ou encore l'accès à la documentation nécessaire à la réparation d'un produit, tout cela peut être effectué directement sur place, sur le site du client
- la clôture d'une fiche d'intervention peut aussi être effectuée sur place, sur le site du client
- les commerciaux peuvent générer des contrats et passer des commandes depuis le site du client, ce qui accélère les livraisons
Quels sont les inconvénients de la mobilité?
L'utilisation des applications mobiles au sein de l'entreprise comporte des risques et des difficultés dont il faut tenir compte:
- implications liées à la sécurité pour autoriser les appareils mobiles personnels sur le lieu de travail
- sécurité du réseau
- sécurité des appareils eux-mêmes
- compatibilité avec l'infrastructure existante
- sécurité interne des données de l'entreprise
- applications peu ou pas contrôlables
- questions liées aux informations d'identification personnelle des clients
- prise en charge de nouveaux types d'appareils mobiles et de systèmes d'exploitation
- nécessité d'assurer la sécurité de l'ensemble du parc d'appareils mobiles (appareils perdus ou volés, contenus professionnels effacés des appareils lorsque les employés quittent l'entreprise, etc.)
- coûts de prise en charge
- exigences de réglementation
- manque de ressources et de techniques informatiques en interne
Quels sont les principaux freins à l'ouverture du système d'information à la mobilité dans les entreprises?
- La sécurité des données et des informations.
- La difficulté à intégrer les applications mobiles.
- Le manque de contrôle sur les applications téléchargées par les employés.
- Le coût de la transformation ou de l'acquisition d'applications mobiles.
- Le coût de la gestion des applications mobiles.
- La complexité liée à la diversité des systèmes d'exploitation et des appareils mobiles.
Quelles solutions adopter?
Il existe des solutions de sécurité spécifiques pour smartphones et tablettes. Ces solutions ne doivent pas se limiter aux appareils mobiles fournis par l'entreprise. En effet, les menaces de sécurité proviennent majoritairement des appareils personnels (apportés par les employés dans l'entreprise), hors du contrôle de l'informatique.
Il s'agit donc de trouver un compromis sécuritaire entre l'utilisation des appareils mobiles personnels et le contrôle que l'entreprise doit mettre en place sur ces appareils, afin de limiter les risques de sécurité.
Quelles solutions de sécurité peut-on vous proposer?
- La mise en place de politiques de mot de passe.
- La mise à jour à distance et permanente des politiques de sécurité.
- Le verrouillage automatique après une certaine période d'activité.
- L'effacement à distance des données des appareils perdus ou volés.
- Le verrouillage de certaines fonctionnalités.
- Le chiffrement des e-mails et des données de l'entreprise.
- Le cloisonnement des données d'entreprise et des données personnelles.
- Le stockage limité ou interdit des données personnelles.
Les solutions les mieux acceptées par les employés fournissent des outils permettant de se focaliser sur les applications mobiles et les informations de l'entreprise, sans toucher aux photos, vidéo, musique ou encore e-mails personnels.
Le CeRFI peut apporter sa contribution dans l'étude de la solution la plus adaptée au besoin de chaque entreprise.
Outre la sécurité, il y a également une phase de mise en œuvre qui doit être entreprise.
- Prise en charge d'un nombre croissant de smartphones et d'appareils mobiles connectés au système d'information de l'entreprise.
- Prise en charge des appareils mobiles personnels.
- Extension des systèmes internes vers un accès mobile.
- Développement d'une stratégie complète de mobilité en entreprise.
- Mise en œuvre de politiques de mobilité en entreprise.
- Amélioration de la prise en charge des applications mobiles pour les utilisateurs, aussi bien au bureau que hors du bureau.
- Amélioration de la prise en charge des applications mobiles pour les clients.
- Adaptation des ressources (informaticiens) pour développer et déployer de nouvelles applications mobiles.
- Mise en œuvre de campagnes marketing mobile professionnelles.
Le CeRFI peut vous aider à étendre la mise en œuvre de votre mobilité à une grande variété d'applications collaboratives et mobiles.
