Le nuage, votre nouvel allié pour centraliser votre système d'information

Des solutions simples et faciles d'accès, qui permettent de travailler à plusieurs sur les mêmes informations.

Qui ne rêve pas d'accéder aux informations dont il a besoin en un seul endroit, via un portail centralisé, accessible depuis n'importe quel ordinateur (ordinateur de bureau, ordinateur portable, Mac) ou appareil mobile (iOS ou Android), tout en étant protégé en cas de perte de donnée ou de "casse" technique?

Qui ne rêve pas de ne plus avoir à gérer des multitudes de données identiques entre différents fichiers ou différents ordinateurs?

Qui ne rêve pas de partager des documents entre collègues, sans devoir faire des "copiés/collés" pour rassembler les propositions de modifications des uns et des autres?

Qu'il s'agisse d'Office 365, de SharePoint ou de Dynamics CRM, toutes ces solutions permettent de répondre à vos ambitions.

Office 365 permet notamment d'accéder aux applications de la suite Office en ligne depuis n'importe quel support, SharePoint facilite le partage des documents (Office ou autres) et Dynamics CRM permet une gestion très performante de tous vos contacts.

Quelle que soit la taille de votre organisation, chacune de ces solutions peut être utilisée dans sa version standard ou personnalisée à souhait pour répondre à vos besoins spécifiques.

L'avantage de ces solutions, c'est que la plupart d'entre elles vous sont déjà familières et qu'elles s'intègrent les unes avec les autres.

Quelques exemples concrets:

• Vous pouvez, grâce à votre système de messagerie habituel (Outlook lié à un serveur Exchange), accéder à vos e-mails depuis n'importe où. Tout est synchronisé à tout moment, de vos e-mails à votre calendrier en passant par vos contacts, que vous vous trouviez au bureau ou en dehors, que vous utilisiez votre PC ou votre smartphone.
• Les informations saisies dans Outlook peuvent être synchronisées automatiquement dans Dynamics CRM (lui aussi lié à Exchange), ce qui permet d'assurer le suivi des actions effectuées (tâche, rendez-vous, e-mail, etc.), tout en les partageant entre collègues, sans devoir échanger des multitudes de messages électroniques ou de fichiers annexes.
• SharePoint, quant à lui, vous permet d'accéder à tous vos documents (Word, Excel, etc.) depuis n'importe où, et de les partager avec vos collègues, qui peuvent alors les consulter, les modifier, tout en vous indiquant les modifications proposées et en vous permettant de les accepter ou pas. De plus, SharePoint est intégrable dans Dynamics CRM.

Des solutions qui s’adaptent à votre rythme de travail et qui vous permettent de travailler en tout lieu, à tout moment, sur n’importe quel appareil.

Qu'il s'agisse de solutions accessibles via le "cloud" de Microsoft, hébergées "chez vous", au sein de votre administration communale, ou encore dans un centre d'hébergement suisse, elles n’attendent que d’être utilisées!

Selon la taille de votre organisation, vos besoins en termes d'infrastructure et d'utilisation, différentes offres Office 365 existent.

En fonction de l'offre choisie, différents services en ligne sont proposés:

• Exchange: messagerie professionnelle
• Lync (Skype for Business): service de communication en ligne, conférence Web et chat (messagerie instantanée)
• SharePoint: ensemble de sites Web permettant le partage et la gestion de documents en ligne
• OneDrive Entreprise: espace de stockage et de partage en ligne
• Yammer Entreprise: réseau social d'entreprise
• suite Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher

Dynamics CRM ne fait pas partie de l'offre de base Office 365. Il s'acquiert avec une licence complémentaire. Il peut aussi être utilisé indépendamment d'Office 365 et de SharePoint.

Nintex, quant à lui, est une solution de workflow complémentaire à Office 365 et SharePoint, permettant d’automatiser des processus métiers rapidement et sans développement (gestion des congés, gestion des appels d’offres, etc.).

SharePoint représente la solution idéale dans l’organisation des données, avec une richesse fonctionnelle quasiment illimitée.

SharePoint sert, dans un premier temps, à produire des sites Web très simplement, afin d'organiser, de classer et de partager ses dossiers de façon thématique et non pas uniquement arborescente. Ainsi, SharePoint permet de regrouper dans un site du contenu aussi différent que des fichiers, un calendrier, une liste de contacts Outlook, etc.

On pourrait qualifier SharePoint de "super-organiseur".

SharePoint propose aussi une solution de gestion électronique des documents (GED) pour stocker les fichiers bureautique et de gérer automatiquement leurs versions.

Bien d’autres usages sont possibles. SharePoint propose une multitude de fonctionnalités. Il est possible de le comparer à une grande "boîte à outils" permettant de construire des sites et des applications Web sans développement, tout en les faisant évoluer selon les besoins.

A la base, un CRM ("Customer Relationship Management" en anglais, "Gestion de la Relation Client" en français) sert à gérer des comptes (personnes morales), des contacts (personnes physiques), ainsi que les activités effectuées autour de ceux-ci.

Plus en détail, le CRM permet de centraliser toutes les informations en lien avec des personnes morales et physiques, qu'il s'agisse de leurs coordonnées, leurs caractéristiques (besoins spécifiques, souhaits personnels, etc.), de leurs demandes (demandes spécifiques, réclamations, etc.) ou des actions d'information (marketing) qu'une organisation a besoin de mettre en avant.

Quelle que soit les moyens utilisés pour traiter ces informations, par messagerie électronique, appel téléphonique, rendez-vous ou encore en utilisant les tâches d'Outlook, le CRM représente "le cœur et les membres" de l'ensemble de l'organisation.

De plus, tout comme SharePoint, Dynamics CRM possède une richesse fonctionnelle quasiment illimitée, une véritable "boîte à outils", liée à Outlook et SharePoint, avec une incroyable capacité de personnalisation et d’adaptation aux processus métier spécifiques.

Cela ne vaut vraiment pas la peine de s'en passer!