Un rôle central
La gestion des commandes joue un rôle central dans la vie d'une entreprise. Elle gère le contrôle de la plupart des processus tels que la facturation de prestations, la comptabilité des débiteurs et celle des créanciers.
Le CeRFI a choisi d'opter pour un CRM comme support de gestion des commandes clients et fournisseurs.
CRM: Customer Relationship Management, en anglais.
En français, GRC: Gestion de la Relation Client.
En savoir plus sur le CRM:
https://www.cerfi.ch/fr/A-propos/Actualites/Cultivez-vos-Relations-Clients-a-l-aide-d-un-CRM.html
Afin de mieux comprendre les raisons de ce choix, voici quelques explications sur la gestion des commandes fournisseurs au CeRFI.
Dans le détail
Pour que la gestion des commandes fournisseurs soit efficace, il faut:
- qu’elle soit adaptée aux besoins de l’entreprise
- que l’information soit disponible, partagée et adaptée
Il faut donc un outil flexible capable de mettre à disposition des utilisateurs des écrans sur mesure et des processus adaptés de manière optimale aux exigences spécifiques de l'entreprise concernée, ceci dans le but de permettre un gain de temps dans le traitement des commandes.
Notre outil de gestion des commandes nous permet par conséquent de:
I. GERER NOS FOURNISSEURS
Notre gestion des fournisseurs implique un partage d'informations généralisé, mais également une gestion des contacts centralisée. Chaque collaborateur autorisé a donc la possibilité de suivre les échanges avec ses fournisseurs et visualiser les dernières commandes effectuées.
II. CREER NOS BONS DE COMMANDE
Nous avons mis en place un écran nous permettant de saisir toutes les informations concernant la commande ainsi que son suivi (commande, livraison, facturation). Il a été également primordial de mettre en place un processus de validation en rapport avec nos règles d’entreprise.
III. TRAITER LES FACTURES ASSOCIEES
L’enjeu du traitement de la facture est avant tout de faciliter sa validation en créant un lien avec le bon de commande associé permettant de retrouver facilement:
- les informations concernant le montant
- le secteur d’activité concerné
- le budget imputé
Un autre point important est la dématérialisation des factures via un lien sur un serveur de fichiers (il est d'ailleurs prévu de modifier ce lien vers un outil intégré comme SharePoint).
Le traitement de la facture commence donc au scannage de celle-ci, puis suit sa validation et finalement arrive son paiement. Tout est intégré dans notre outil CRM dans des objets différents, permettant ainsi d'avoir une vue à 360° de l’activité autour du fournisseur concerné.
IV. DONNER UNE VISION CLAIRE AUX PERSONNES IMPLIQUEES
Le choix du CRM permet, grâce à une conception modulaire (modules: fournisseurs, contacts, activités, bons de commande, factures, paiement, budget, etc.) de ne donner accès qu’aux éléments pertinents à chaque collaborateur concerné.
Autres avantages
Exemple 1: Suivi du budget Formation (extrait du tableau de bord)
Exemple 2: Les fournisseurs majeurs (extrait du tableau de bord)
Parmi les autres avantages d’une solution intégrée adaptée à nos besoins comme l'est le CRM, citons-en deux:
1. la mise à disposition du management d’un suivi pertinent sous forme de tableau de bord, comprenant notamment:
- le suivi budgétaire (voir exemple 1)
- le montant d’affaire par fournisseurs (voir exemple 2)
- le délai de paiement des factures.
2. Le partage facilité d’information entre tous les intervenants au sein de l'entreprise.
CRM chez vous?
Le CRM implémenté au CeRFI est celui de Microsoft, Microsoft Dynamics CRM.
Cette solution vous intéresse?
Vous souhaitez en savoir plus?
