Cadre de travail
L'objectif majeur de l'ITIL®-isation de la gestion financière de l'informatique de votre entreprise a pour but d'en réduire les coûts à long terme.
Il s'agit concrètement d'assurer une administration efficace des actifs informatiques et des ressources financières utilisées pour la fourniture des services.
Pour cela, il faut les identifier correctement, ces actifs et services, en les catégorisant de façon pertinente, par exemple selon ces 6 familles:
- matériels
- logiciels
- ressources humaines
- locaux
- services internes
- services externes
Il s'agit ensuite d'affiner la gestion des coûts (= budgétisation + comptabilité + facturation) des actifs et services selon qu'il s'agit de coûts directs ou indirects, de coûts d'investissement ou d'exploitation, de coûts fixes ou variables.
Pour avoir une vision plus objective du coût d'un actif ou d'un service, il est recommandé de tenir compte du coût total de propriété/possession (total cost of ownership ou TCO) qui inclut l’ensemble des dépenses qui l’accompagnent.
Par exemple pour un ordinateur:
TCO = achat + installation + maintenance + support.
Actions à entreprendre
Le cabinet de conseils informatiques Gartner a identifié 10 actions clés à mettre en place pour réduire efficacement les coûts de votre infrastructure et de vos services IT.
1. Reporter ce qui peut attendre
Cela peut sembler contraire à la sagesse populaire qui recommande de "ne pas reporter à demain ce qu'on peut faire le jour même", mais il s'agit ici plus précisément de mettre l'accent sur la priorisation des projets!
2. Revoir les coûts de l'infrastructure réseau
L'infrastructure réseau occupe souvent la part du lion dans les dépenses IT d'une entreprise. Réévaluer et renégocier sans cesse les contrats qui y sont liés de près ou de loin n'est par conséquent pas une tâche vaine.
3. Consolider l'existant
Ne pas vouloir changer toute son infrastructure d'un coup.
Améliorer son parc informatique et ses services autant que faire se peut.
Optimiser les moyens du bord plutôt que de tout révolutionner tout le temps.
4. Virtualiser l'existant
La virtualisation logicielle va alléger la charge sur vos serveurs et permettre d'en réduire le nombre, entraînant un gain financier évident tant au niveau hardware qu'au niveau de la consommation énergétique. Le cloud est dans l'air du temps.
5. Optimiser la consommation énergétique
Corollaire du point précédent, plus on cloudifie, moins on consomme d'énergie dans ses locaux. De plus, les nouveaux data-centers engendrés par la cloudification sont élaborés selon des normes écoresponsables beaucoup plus strictes qu'au siècle passé.
6. Maîtriser la croissance du stockage
Moins de serveurs, certes, mais beaucoup plus d'informations à stocker, c'est un paradoxe! Et tout ne peut pas être envoyé dans les nuages. La "data classification" a et aura le vent en poupe: prioriser les données, les classer, les archiver selon les besoins légaux, e-effacer et détruire ce qui peut l'être. En sus, utiliser des outils de SRM (storage resource management, management du stockage des données).
7. Optimiser le support aux utilisateurs
Avoir un support de niveau 1 "généraliste" performant, capable de résoudre 80% des demandes de support, assure des économies substantielles et évite de devoir faire appel trop souvent à des spécialistes plus coûteux dont ce n'est pas la tâche principale. Le ping-pong entre les niveaux de support est une autre une conséquence coûteuse d'un niveau 1 sous-qualifié.
8. Rationnaliser les opérations IT
Pour y parvenir, rien de mieux que le cadre ITIL®!
9. Améliorer l'ITAM
L'ITAM? Il s'agit de l'IT Asset Management, autrement dit, ce que nous avons abordé dans la partie "Cadre de travail": référencer les objets et services, lister leurs coûts, gérer leur maintenance et leur support, en bref, tout répertorier pour bien gérer.
Cela passe par l'utilisation d'une CMDB (Configuration Management DataBase, base de données de gestion de configuration) pour bien répertorier les composants d'un système informatique et leurs interactions.
10. Optimiser le multisourcing
Outsourcer? Insourcer? Tout ou partie?
Il s'agit de trouver le bon équilibre entre les prestations IT gérées en interne et celles gérées par un prestataire externe, une tâche qui incombe au management IT. Parmi les points à considérer pour trouver l'équilibre: garder ce qui est stratégique pour l'entreprise (core-business) en interne, cultiver les forces vives déjà présentes en interne, bien délimiter la frontière entre prestations internes et externalisées, ne pas surmultiplier le nombre de prestataires externes.
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