Qu'est-ce que le FM?
Le facility management se traduit en français par "services généraux", soit, selon Wikipédia, "l'ensemble des services nécessaires au fonctionnement normal d'une entreprise".
Il faut plutôt considérer le facility management (abrégé par la suite FM) comme des services généraux 2.0. S'il s'agit effectivement toujours de la gestion de l'ensemble des services liés à un site (entretien, exploitation, maintenance, etc.), cela concerne aussi les services liés aux entreprises et aux personnes travaillant dans les immeubles et de leur gestion de plus en plus informatisée, d'où le 2.0.
Voire 3.0, puisqu'il s'agit non seulement de gérer, mais de faire évoluer le patrimoine immobilier et tous ses composants fixes, mobiles et de plus en plus interconnectés pour en optimiser le rendement et viser l'excellence opérationnelle.
Les enjeux du FM
Quatre enjeux majeurs:
- la maîtrise des coûts
- l'amélioration de la qualité des services
- le respect du cadre légal
- l'accompagnement de la stratégie de l’entreprise
Il s'agit à la fois de faire baisser les coûts d'exploitation, d'automatiser les processus qui peuvent l'être et de faire entrer le bâtiment dans l’ère numérique en permettant aux collaborateurs d’être plus autonomes (réserver une salle par eux-mêmes, remonter un problème technique facilement, etc.).
Quant au cadre légal, il dépend du pays, mais il consiste généralement à respecter des normes en matière d'hygiène, de sécurité et d'environnement (réduire la consommation énergétique des bâtiments, faire la transition vers les énergies renouvelables, etc.).
L’accompagnement de la stratégie de l’entreprise, c'est avant tout plus de transparence dans les processus et une meilleure prise en compte des modes de travail à la mode du XXIème siècle (mobilité, nomadisme, desk-sharing).
Les acteurs du FM
Dirigeants (ceux qui gèrent le patrimoine immobilier en question), employés (ceux qui travaillent dans/pour les bâtiments concernés) et législateurs sont les acteurs qui "jouent" dans le "théâtre" du FM.
Les dirigeants poussent vers l'excellence (baisse des coûts, valorisation du patrimoine) sachant que l'immobilier représente le deuxième poste de coûts pour les grandes entreprises tertiaires (le premier étant les salaires).
Pour y parvenir, ils externalisent de plus en plus la gestion du FM, tout en gardant le contrôle via des SLA et des KPI adéquats.
Les employés sont eux de plus en plus autonomes, mobiles et volatiles. Leur offrir un environnement de travail dans lequel ils peuvent s'épanouir est primordial. Un FM qui vise l'excellence et le bien-être des employés, c'est la garantie pour l'entreprise de ne pas les voir se volatiliser vers d'autres employeurs plus attractifs.
Encore assez peu informatisé, le secteur du FM doit faire sa mue afin de respecter le cadre légal en vigueur et de faciliter la tâche du législateur en lui mettant à disposition les données requises de façon professionnelle, automatisée et transparente.
Sous un même e-toit
Alors comment gérer ces intérêts multiples (direction, employés, cadre légal)?
Et surtout, comment tenir compte de la complexité du patrimoine à gérer?
- sites nombreux et différents (bureaux, entrepôts, usines, magasins)
- intervenants nombreux et différents (dirigeants, employés, législateurs)
- normes et pratiques différentes selon le contexte géographique
- informations cloisonnées et hétérogènes
- sophistication des équipements techniques et IT
- etc.
La plateforme iPorta
En disposant d'un SI (système d'information) dédié et collaboratif.
Une plateforme de gestion du patrimoine immobilier telle iPorta, commercialisée en Suisse par CeRFI, apporte les réponses aux problématiques abordées:
- en regroupant sous un même e-toit tous les éléments du patrimoine immobilier
- en rassemblant tous les acteurs concernés dans un même référentiel
- en faisant adopter une nomenclature commune à tous les sites
- en homogénéisant les unités de mesure, de reporting, etc.
- en traçant et en historisant les actions pour viser l'optimisation et faciliter le contrôle
- en communiquant via des rapports aux personnes concernées (reporting)
FM, PM, AM
Une plateforme de gestion du patrimoine immobilier s'avère ainsi indispensable pour tendre vers l'excellence de son FM.
Mais une plateforme comme iPorta, c'est beaucoup plus que cela.
Ce type de plateforme permet en effet la gestion du FM, mais aussi du PM et de l'AM!
Le PM (property management), c'est la gestion locative.
L'AM (asset management), c'est la gestion des actifs et des opérations.
Et FM + PM + AM = vision géo-décisionnelle.
En effet, en regroupant la gestion des services (à l'immeuble, à l'entreprise et à la personne), des actifs financiers (+ opérations) et la gestion locative, on obtient une vision globale de son patrimoine immobilier, catographiable (géo-décisionnelle), qui lie intelligemment données alphanumériques et graphiques afin de localiser les biens et les personnes, de calculer les surfaces légales, de traiter les affectations de surfaces et de faire des inventaires nécessaires.
