A une époque où les outils informatiques prennent une place essentielle en entreprise, les services IT cherchent à optimiser leurs coûts de maintenance et à répondre à des besoins en constante évolution. Et si l’utilisation d’outils connectés issus d’un même socle technologique était la solution?
Il est désormais impensable pour la plupart des sociétés de se passer de services tels que la messagerie, les espaces de travail collaboratifs, sans parler de sites Internet. Les besoins informatiques en entreprise sont de plus en plus variés et de nouveaux usages font leur apparition comme les fonctionnalités de réseau social d’entreprise ou l’utilisation d’applications mobiles professionnelles.
Augmenter le périmètre fonctionnel tout en réduisant les coûts
Un sondage réalisé par le journal ICT publié en février 2015 montre que, cette année, les priorités «business» et technologiques des CIO romands s’articulent majoritairement autour de trois domaines : répondre aux nouveaux besoins métiers, atteindre les résultats « business » grâce aux services IT, réduire et optimiser les coûts IT. Cette enquête montre que la connectivité entre les outils, l’analyse des données ou la collaboration font partie des sujets importants sur lesquels les sociétés travaillent. Ces problématiques sont un véritable casse-tête pour les services IT. Il est en effet difficile de satisfaire des besoins toujours plus grands tout en limitant les dépenses. C’est pour y répondre que l’utilisation d’applications reposant sur un même socle technologique peut s’avérer intéressante.
A ces besoins fonctionnels s’ajoute la gestion des infrastructures informatiques. Ce point est un poste de dépense important qui peut s’avérer problématique notamment pour les PME. Le déploiement applicatif nécessite la mise en place d’infrastructures techniques complexes. Chaque composant a un rôle (serveur, base de données, etc.) et chaque besoin fonctionnel additionnel entraîne une évolution de cet environnement.
Rationnaliser l’infrastructure technique et réduire les coûts de maintenance
Pour livrer tout leur potentiel, il faut que les applications communiquent entres elles. Si leur socle technique n’est pas commun (serveur, technologie), l’infrastructure se complexifie d’autant plus. Il est donc nécessaire de mettre en place des composants intermédiaires permettant la communication entre ces applications. Le coût supplémentaire est alors important car il s’agit de déployer des applications tierces, voire de mettre en place une solution sur mesure.
L’utilisation d’outils d’un même éditeur ou se basant sur le même socle technologique permet de limiter ces besoins. Aujourd’hui, peu d’acteurs sont capables de fournir des outils répondant à des besoins fonctionnels aussi larges. Seules les principales sociétés éditrices de logiciels offrent une telle gamme de produits. C’est le cas notamment de Microsoft, SAP, IBM, Oracle ou encore Google et Apple dans une moindre mesure.
Leurs produits sont conçus pour fonctionner entre eux et faciliter la mise en place de solutions complexes en optimisant les besoins matériels et les compétences nécessaires pour les maintenir. Cela a pour objectif d’inciter les clients à opter pour une gamme de produits complète plutôt qu’un logiciel isolé.
Le premier avantage se situe au niveau du coût des licences. L’achat d’un ensemble de licences (formules « packagées ») permet d’obtenir des tarifs préférentiels comparativement à l’achat d’applications unitaires. Le deuxième avantage se situe au niveau de l’optimisation des coûts matériels. Il est possible d’utiliser les mêmes types de serveurs pour différentes applications et donc d’en limiter leur nombre (exemple : partage d’un serveur SQL pour plusieurs applications).
La gestion des compétences techniques est un axe de dépense qui est aussi important. Plus la complexité d’une solution est importante, plus le niveau d’expertise requis est grand. Or, les profils nécessaires sont parfois rares et coûteux. L’utilisation de produits issus de la même technologie permet de disposer d’interfaces et d’outils d’administration avec de nombreuses similarités. Cela permet de réduire le nombre de compétences nécessaires et de réduire les coûts de formation ainsi que le nombre de profils différents nécessaires à ces activités.
L’adoption des outils par les utilisateurs : un facteur clé de réussite
Le déploiement de nouvelles fonctionnalités doit être piloté par les utilisateurs. Les nouveaux outils doivent faciliter les échanges, accroître la productivité ou encore limiter les risques. Le premier facteur de réussite d’un projet informatique reste l’adoption par les utilisateurs. Il est donc important de leur offrir des outils faciles à maîtriser et qui s’intègrent le mieux possible à leur écosystème existant.
L’utilisation d’applications communicantes, issues d’une même gamme de produits, présente ainsi un véritable atout. Comme pour la maintenance, les interfaces des applications présentent des similarités qui facilitent la formation des utilisateurs et évitent des changements trop importants. Cela permet aussi de limiter les coûts relatifs aux activités de conduite du changement (Workshops, formation, etc.).
Elargir le périmètre fonctionnel de vos applications pour rester compétitif
Les services informatiques doivent mettre en place des outils toujours plus nombreux pour répondre aux besoins actuels des utilisateurs. Il est aussi souvent question de réactivité, l’information devant circuler rapidement et être disponible n’importe où et n’importe quand. Pour beaucoup d’entreprises, il est également indispensable de «croiser» des données issues de différentes sources afin de les exploiter à des fins commerciales ou stratégiques.
Tous ces sujets sont autant de défis pour les responsables IT. De plus, l’implémentation de nouvelles fonctionnalités est souvent coûteuse et longue.
En utilisant des applications qui communiquent «naturellement» (nativement) entre elles, il est possible de faire face plus facilement et plus rapidement à toute demande de changement.
De l’association des différents logiciels naissent de nouvelles possibilités qui ne pourraient pas être implémentées avec des produits différents (par manque de temps ou de budget). Typiquement dans le cas de ponts une solution de gestion de la relation client (CRM), de travail collaboratif et de business intelligence. De cette façon, l’exploitation des données clients par une application de business Intelligence peut être directement publiée sur un site de travail collaboratif, l’opération étant automatisable par l’intermédiaire d’un workflow.
Conclusion : avantages et inconvénients
Il est facile de voir les avantages que procurent ces outils interconnectés. Ils procurent un gain de temps et d’argent, et ils facilitent la maintenance et l’évolution des systèmes informatiques. Néanmoins cela impose quelques sacrifices. Certaines applications d’une même gamme de produits peuvent ne pas répondre de manière satisfaisante aux besoins. Faire le choix d’un socle technologique commun entraîne également une dépendance forte à un éditeur de logiciels. Mais, au vu de la concentration actuel des acteurs du marché, la question de la dépendance à un éditeur est un sujet auquel les entreprises vont être de plus en plus confrontées.
Face à l’impératif actuel de réactivité et de compétitivité, l’utilisation d’une suite logiciel d’un même éditeur peut être judicieuse à condition d’accepter quelques compromis. Sans compter qu’un socle technologique commun est de plus en plus une voie naturelle vers des solutions cloud de type SaaS (« Software as a Service »).
Perspectives et évolutions : le "cloud" pour tous?
Les solutions "cloud"SaaS présentent de nombreux avantages. Ces solutions basées elles aussi sur un même socle technologique permettent de ne plus avoir à gérer la maintenance et les évolutions de son infrastructure et de ses applications.
Tous les grands acteurs du marché investissent dans des solutions "SaaS". Il est désormais envisageable de mettre en place un écosystème reposant sur une même technologie dans un "cloud" public répondant aux mêmes exigences qu’une solution de type « On-Premise ».
Avantages et inconvénients
Aux bénéfices de l’utilisation d’un socle technologique commun s’ajoute la possibilité de se décharger des activités liées à la gestion et la maintenance des infrastructures informatiques et des applications. Il est possible de retrouver des outils aux interfaces similaires communiquant entre eux sans devoir se préoccuper de leur installation et maintenance. Ces solutions sont aussi mises à jour automatiquement ce qui évite d’avoir à gérer les processus de migration.
Une solution SaaS permet de disposer des dernières fonctionnalités avant leur version « On-Premise ». Ces nouvelles fonctionnalités sont alors naturellement intégrées dans votre solution et offrent de nouvelles possibilités d’interfaçages avec les autres outils.
Une solution SaaS facilite également l’accès aux données, via une connexion sécurisée il est possible de disposer de tous ces outils n’importe où et n’importe quand. Cela simplifie le home office ou encore l’utilisation de terminaux mobiles pour ses activités quotidiennes.
Comme il n’est pas possible d’accéder aux différents éléments de l’infrastructure, il est plus difficile de mettre en place des solutions personnalisées. L’inconvénient majeur de ce type de services reste la protection des données qui nécessite un travail approfondi autour de la gouvernance de la sécurité des données. Les solutions hybrides peuvent être un choix alternatif en offrant certains services « Online » tout en gardant la main avec une infrastructure « On-Premise » sur ses applications et données sensibles.
Perspectives
Il est possible de déployer des solutions de type hybride combinant des applications hébergées en mode « On-Premise » et en mode « SaaS ». Une solution « full cloud » étant inconcevable pour certaines entreprises, les éditeurs font évoluer leurs offres pour faciliter ce type de déploiement. C’est le cas de Microsoft qui doit intégrer des passerelles facilitant la mise en place de ce type d’environnement pour la prochaine version de Microsoft SharePoint 2016 et Dynamics CRM 2015.
Malgré l’effervescence autour des solutions « SaaS », la problématique des données assure encore de beaux jours aux plates-formes « On-Premise » mais Il faudra compter sur ces solutions « cloud » à l’avenir. Elles représentent une solution compétitive, de plus en plus d’entreprises vont s’orienter vers ce modèle et particulièrement les PME qui peuvent bénéficier d’outils performants inabordables financièrement dans le cadre de solution « On-Premise ».
