Quels sont les principaux enjeux de la gestion informatique immobilière?

En date du 31 mai 2016, CeRFI Immobilier SA a organisé un grand événement portant sur les enjeux de la gestion informatique immobilière.

Ce thème a été présenté sous deux angles de vue différents :

• la performance immobilière 
• l’évolution de la gestion immobilière

Nous vous présentons un résumé de ces deux conférences ci-dessous.

En plus de ces deux allocutions, plusieurs études de cas ont été présentées, avec une démonstration très concrète, d’un cas réel utilisant la plateforme iPorta.

Sujet présenté par Monsieur Gérald Horlande, directeur général de la société iPORTA.

Quels sont les 5 principaux leviers de la performance immobilière?

1. Optimiser le système d’information immobilier.
2. Structurer la connaissance du patrimoine immobilier.
3. Aligner le parc sur la stratégie de l’entreprise.
4. Optimiser la maintenance et les services.
5. Optimiser la fonction immobilière et les modes de fonctionnement.

Comment optimiser le système d'information immobilier?

En se dotant d’un système d’information dédié à la connaissance du patrimoine, à la gestion et aux services aux occupants.

En priorisant les fonctionnalités au regard de la valeur ajoutée pour l’entreprise avec, par exemple, une plateforme collaborative "full web" pour piloter votre performance immobilière.

Comment structurer la connaissance du patrimoine immobilier?

En procédant à un inventaire du patrimoine immobilier et en réalisant un diagnostic multidimensionnel du parc.

Comment aligner le parc immobilier sur la stratégie de l’entreprise?

En adaptant le parc immobilier au métier de l’entreprise et en accompagnant ses évolutions.

En définissant des normes à respecter (occupation, interventions techniques, loyers plafond, etc.).

Comment optimiser la maintenance et les services?

En identifiant les coûts immobiliers, en élaborant des plans de maintenance et en définissant une stratégie et des niveaux de service des prestataires (suivi des SLA).

La plate-forme iPorta permet de prendre des décisions fiables, structurées et dans les délais, sur tous les aspects en lien avec la gestion d’un patrimoine immobilier:

• Elle permet de sonder la satisfaction de l’ensemble des utilisateurs, de l’investisseur (AM) jusqu’à l’utilisateur final, en passant par le gestionnaire (PM) et l’exploitant (FM).
• Elle est accessible en tout temps, en tout lieu et à toute heure, notamment grâce à sa portabilité sur appareils mobiles.
• Elle facilite le travail à distance.
• Elle est équipée d’un module de réservation de ressources (salles, voitures de service, etc.) très complet qui peut être connecté à Outlook, ainsi qu’aux écrans d’affichage présents dans les locaux. De plus, ce module intègre un "room-services" (plateaux repas, collations, etc.).
• Elle permet, à tout un chacun, de faire des demandes d’intervention très rapidement.
• Elle permet, à chaque entreprise, de l’aider à consolider sa responsabilité sociale.
• Elle permet de référencer les aspects légaux en lien avec la gestion immobilière.
• Elle intègre un module de gestion des plans très dynamique, avec la possibilité de mettre à jour les informations de manière graphique et/ou alphanumérique.
• Elle intègre un puissant système de tableaux de bord et de reporting.
• Elle permet de gérer tous les contrats d’entretien en lien avec le patrimoine immobilier, de leur date de création jusqu’à leur échéance, en automatisant les rappels de maintenance, les reconductions, etc.
• Elle permet de gérer les baux.

Comment optimiser la fonction immobilière et les modes de fonctionnement?

En mettant en place des outils de pilotage de la performance immobilière et en priorisant les fonctionnalités au regard de la valeur ajoutée pour l’entreprise, le but étant de:

• maximiser la valeur des actifs par une meilleure connaissance et documentation
• réduire les coûts d’exploitation par une maîtrise des processus métier et la mutualisation des prestations

Quel retour sur investissement peut-on attendre de la mise en place d’une solution informatique immobilière telle qu’iPorta?

Une création de valeur selon 2 axes:

• celui de la valeur patrimoniale du système d'information:
  • atout d’urbanisation : une architecture de type portail, intégrant une gestion documentaire (GED) permet de gagner en performance 
  • atout d’industrialisation : une plateforme transversale et interconnectable permet d’améliorer la puissance technologique de l’ensemble du système d’information 
  • atout dans la gestion des processus: une plateforme intégrant un modélisateur de processus permet d’acquérir une grande flexibilité et de gagner en indépendance
• celui de la valeur d’usage du système d'information qui permet d’améliorer la productivité des processus métiers pour atteindre l’excellence opérationnelle comme:
  • l’optimisation des ressources 
  • la réduction des coûts des opérations 
  • des gains financiers issus de l’accroissance de la productivité 
  • l’atteinte d’un niveau de qualité différentiateur

La solution informatique immobilière IPorta se positionne au cœur de la performance immobilière des systèmes d’information dédiés aux métiers de l’asset, du property et du facility management.

Sujet présenté par Monsieur Martin Dunning, directeur général de la société SPG Intercity SA.

Evolution des outils

Dans le monde de l’immobilier, comme dans quasiment tous les autres secteurs d’activité, les outils évoluent:

• les agences immobilières sont passées des annonces au format papier aux annonces en ligne 
• les architectes sont passés du plan "papier" au plan en 3 dimensions

Critères d’exigences des clients

Les critères des clients évoluent aussi. Ils veulent:

• de la fiabilité et de la stabilité 
• de moins en moins de papier contre plus d’informations électroniques, partagées et faciles d’accès 
• etc.

Tendances du marché

Du côté des outils:

• fiabilité 
• standardisation 
• digitalisation 
• automatisation 
• "zéro papier"

Ces tendances obligent ou obligeront, à l’avenir, à investir dans plateformes interactives.

Du côté des personnes:

• un service de qualité, notamment dans la gérance 
• de la stabilité 
• des connaissances locales 
• des réseaux de compétences 
• de la valeur ajoutée

Ces tendances obligent ou obligeront, à l’avenir, à investir dans la formation et la constitution de réseaux professionnels.

Conséquences

Le marché de l’immobilier ne peut évoluer que grâce à des outils qui donnent plus de connaissance.

L’influence humaine sera toujours présente, mais elle devra évoluer et s’adapter.

Conclusion

De par les évolutions technologiques et techniques, le marché de l’immobilier tel que nous le connaissons est proche de la rupture.

Le besoin d’information grandissant et une spécialisation dans les domaines digitaux, nécessitent la mise en place de formations et une maîtrise toujours plus grande des nouveaux outils.