La charge de travail du coach est définie par les modes d'accompagnement et les outils de communication. Par conséquent, il est essentiel de mobiliser les outils les plus appropriés.
Les modes d'accompagnement
Le choix des modes d'accompagnement et des outils est fonction de nombreux paramètres:
- les objectifs poursuivis
- le profil des apprenants (public-cible)
- le contexte de formation
- les contraintes (institutionnelles, techniques, financières, etc.)
- les moyens matériels et humains disponibles
De plus, le choix des outils est fonction du nombre d'apprenants et de la durée de la formation:
- une formation courte (< 3 mois), suivie par un petit groupe d'apprenants (< 20 personnes), peut utiliser un mode de communication "one to one" (téléphone ou courrier électronique)
- une formation plus longue et suivie par un grand nombre d'apprenants nécessite l'utilisation de moyens de communication plus efficaces et performants. Le forum de discussion est l'outil de communication par excellence de l’e‑learning, parce qu'il permet de rationaliser le temps de travail du tuteur et de structurer les échanges.
Bien choisir le mode d'accompagnement et les outils qui l'opérationnalisent permet d'éviter les coûts cachés, c'est-à-dire les surcharges de travail imprévues et non anticipées par le dispositif!
Les atouts du forum
Le forum de discussion n'implique pas une réponse immédiate et permet à des individus distants géographiquement, disséminés sur des fuseaux horaires différents, ou tout simplement possédant des agendas variés, d'interagir.
Le forum permet en outre de prendre le temps de répondre, de choisir ses mots, d'aller chercher des références et finalement de fournir une réponse aussi complète et détaillée que nécessaire.
L'organisation du forum est très souple et s'adapte au cas par cas en fonction des besoins. Il est possible de créer divers thèmes de discussion (entre petits groupes d'apprenants, à tout le groupe ou par sous-groupe). En outre, les apprenants peuvent créer des "fils de discussion", ce qui améliore la réappropriation.
Outil de communication "one to all", le forum permet de rationaliser le temps et la charge de travail des coaches, mais également des apprenants, puisqu'il rationalise et structure les échanges.
Dans un forum, les nouveaux messages sont signalés. Ils s'inscrivent dans un fil de discussion.
Si le forum, et d'une manière générale les outils asynchrones, sont précieux et souvent utilisés dans la formation en ligne, ils peuvent être complétés, voire remplacés par des outils synchrones. L'instantanéité de la communication est parfois nécessaire et souhaitable. Une permanence sous forme de rendez-vous "chat" peut être organisée, à date et heure fixées. Une discussion plus informelle peut être improvisée, etc.
