Office 365: bien plus qu'Office

Office 365, c'est l'association de 5 composants de bases:

• La suite Office "traditionnelle"
• La messagerie Exchange
• Skype For Business (préalablement connu comme "Lync")
• SharePoint Online
• OneDrive For Business

Focus dans cette news sur les 4 composants "hors suite Office".

L'utilisation de la messagerie Exchange est très répandue et c'est particulièrement vrai dans le milieu professionnel. Office 365 intègre cette technologie et permet à chaque abonné d'un compte Microsoft Office 365 de disposer d'une messagerie Exchange utilisable avec des outils comme Outlook (ou d'autres logiciels de messagerie).

La gestion d'une infrastructure Exchange en local implique souvent des efforts conséquents: il faut gérer les serveurs et les backups; son utilisation est souvent gourmande en bande passante.

Avec l'offre cloud Exchange Online (Exchange via Office 365) seule la configuration de la messagerie Exchange est nécessaire. Ce compte de messagerie est également celui avec lequel vous vous connectez à la plateforme Office 365 et il est bien entendu possible de conserver le nom de domaine de votre entreprise.

Autre avantage, la procédure est relativement simple et bien expliquée sur le site de Microsoft.

Il est important de préciser qu'Exchange Online est un service SaaS cloud de Microsoft qui peut être acquis seul, indépendamment de tout autre composant Office et/ou Microsoft. Il est donc possible de n'utiliser le cloud de Microsoft que pour externaliser sa messagerie professionnelle, en totalité ou en partie.

Dans le cadre de ce type d'offre, il existe plusieurs plans:

• Exchange Online Kiosk: CHF. 1.90 / mois / utilisateur, 2 Go de stockage, accès email Online uniquement (WebMail)
• Exchange Online - Plan 1: CHF. 3.80 / mois / utilisateur, 50 Go de stockage, accès Webmail et Outlook, archivage
• Exchange Online - Plan 2: CHF. 7.50 / mois / utilisateur, 50 Go de stockage, accès Webmail et Outlook, archivage illimité, conservation inaltérable

Des équipes sur l'ensemble du territoire et/ou à l'étranger?

Souvent en déplacement?

Il est difficile de communiquer efficacement en étant dispersé géographiquement.

Office 365 et Skype For Business sont des outils qui peuvent répondre à ces problématiques.

Il est possible via son compte Microsoft Office 365:

• d'effectuer des appels audio et vidéo (HD)
• d'organiser des séances avec plusieurs personnes
• de partager son écran ou une application spécifique avec les autres participants

L'application permet aussi le contrôle à distance, ce qui peut s'avérer pratique pour les activités de support ou simplement effectuer une opération sur un poste à distance.

Les outils Microsoft sont liés, ainsi il est possible de définir son statut dans Skype (occupé, en séance, absent, ne pas déranger, disponible, etc.) et celui-ci est visible par les autres utilisateurs de votre entreprise sur les différentes applications Microsoft.

Vous pouvez par exemple voir le statut d'un de vos collègues en travaillant sur un document commun stocké dans le cloud. Si vous souhaitez avoir un renseignement sur la dernière mise à jour effectuée sur le document, vous pouvez rapidement voir si la personne qui a modifié le document est disponible et ainsi la contacter pour plus de renseignements sans avoir à envoyer un email et attendre une réponse plus tardive...

Avec Office 2016, il vous sera possible au cours d'une séance Skype For Business d'éditer un document avec vos collaborateurs. Imaginons que vous avez une séance et que l'objectif est de réaliser un bilan de projet. Vous pouvez créer un document (votre bilan de projet) dans Office 365, et via Skype For Business le partager avec les autres participants, qui pourront le modifier en même temps.

Office 365 propose également une plateforme de travail collaborative, SharePoint.

SharePoint est un produit complet offrant la possibilité de:

• créer des sites pour gérer des documents
• partager de l'information
• implémenter des applications web (formulaires, workflows, diaporamas, etc.)

Ainsi, avec ces outils, il est tout à fait possible d'imaginer la mise en place d'un intranet ou de sites de travail collaboratifs pour son entreprise. Il est également possible de mettre en place des workflows natifs ou via Nintex pour automatiser ses processus (gestion de congés, gestion de projet, facturation, etc.).

La customisation d'un espace SharePoint est plus délicate sur Office 365 car les fonctionnalités évoluent plus vite que sur une solution OnPremise et le déploiement de solutions customisées est plus limité. Néanmoins, les fonctionnalités natives et les capacités de customisations satisferont bon nombre de besoins et d'entreprises.

Récemment, Microsoft a annoncé la fin des sites publics SharePoint (site Internet SharePoint accessible sans authentification) sur Office 365.

Les sites existants continueront de fonctionner pendant environ 2 ans avant de devoir être remplacés. Microsoft va proposer des solutions tierces depuis l'interface d'administration d'Office 365 pour créer des sites Internet publics (GoDaddy et Wix pour le moment). L'utilisation faible de ce service a très certainement entraîné cette décision, en espérant que les solutions tierces proposées n'incluront pas (ou peu) de coûts de licence / abonnement supplémentaires.

Si vos besoins en termes de gestion documentaire sont simples ou que vous souhaitez disposer d'espace de stockage personnel pour vos collaborateurs, OneDrive For Business peut répondre à vos besoins.

Quelles différences avec SharePoint Online?

OneDrive et SharePoint peuvent tous les deux vous permettre de stocker des documents.

La différence essentielle entre les 2 produits réside dans le fait que SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités autour de la gestion de vos documents (affichages, permissions, exploitation des données).

Fondamentalement, OneDrive peut être considéré comme une bibliothèque de documents associée à un compte Office 365. Tout comme dans SharePoint, vos documents pourront utiliser les possibilités de versionning. Il vous sera par exemple possible de partager des documents avec d'autres collaborateurs (internes et externes) mais vous ne disposerez pas de toutes les fonctionnalités d'un espace SharePoint.

OneDrive For Business est souvent utilisé pour la gestion des documents personnels d'un utilisateur. Pour des besoins simples en entreprise, son utilisation peut convenir et il n'est alors pas indispensable de mettre en place des espaces SharePoint plus complexes à gérer.

L'utilisation de OneDrive peut aussi fonctionner comme un complément à SharePoint dans le sens ou cela va être utilisé comme l'espace de stockage personnel des utilisateurs avant que ces derniers ne publient une version de leurs documents sur un espace SharePoint ouvert à d'autres utilisateurs. Ainsi, plutôt que de créer dans un premier temps leurs documents sur leurs postes avant de les publier sur un site SharePoint, les utilisateurs le feront sur OneDrive, ce qui leur permettra de sauvegarder de manière sécurisée leurs documents et les rendre accessibles depuis n'importe où (il vaut en effet mieux sauvegarder une première version d'un fichier dans le cloud que sur un poste pouvant avoir une panne, auquel cas vos fichiers seront perdus).