Le système actuel fonctionne, pourquoi en changer?
C'est la question la plus fréquente que posent les utilisateurs lors de l'annonce d'un changement.
Ces derniers ont souvent peur de perdre leurs habitudes et du temps face à la prise en main d'un nouveau logiciel. Il est important de prévoir et d'anticiper ces résistances.
Parmi tous les acteurs d'un projet global de migration (direction, équipe de projet, IT, support), la formation a son rôle à jouer.
Beaucoup de questions à se poser, aucune bonne ou mauvaise réponse, tout est question de contexte et de communication.
Il faut se poser la question des différents modes de formation existants
- Formation avant, pendant ou après la migration?
- Formation individuelle ou formation en groupe?
- Formation de tous les utilisateurs ou uniquement d'utilisateurs-clés qui transmettent la connaissance aux autres utilisateurs?
- Formation en salle, formation en ligne ou formation mixte?
- Formation à la place de travail ou dans une salle dédiée?
- Formation obligatoire ou facultative?
Il s'agit d'adapter la formation aux outils en votre possession (e-learning, support) et à vos contraintes organisationnelles et temporelles.
Il faut définir le périmètre de la formation
- sur les changements et les nouveautés?
- sur la révision des fonctionnalités existantes?
Il s'agit d'identifier quelques thèmes principaux de workshops correspondants aux besoins essentiels du plus grand nombre, pour optimiser des formations courtes.
Il faut définir le rôle du formateur
- Comment donner les clés aux utilisateurs pour une prise en main rapide et optimisée de leur nouvel environnement?
- Comment répondre à la problématique de l'hétérogénéité des connaissances des utilisateurs?
- Comment donner envie aux utilisateurs d'utiliser le nouveau logiciel?
Il s'agit d'intervenir rapidement auprès des utilisateurs et de répondre à leurs questions précises, afin qu'ils soient opérationnels de suite.Il s'agit de compléter ces interventions ponctuelles par des ateliers en salle de courte durée et très ciblés sur les besoins des utilisateurs.
Dans tous les cas, les mots-clés sont "adaptabilité" et "flexibilité".
Actualité rédigée par Claire, formatrice consultante au CeRFI
