L'un des grands avantages des outils de gestion documentaire comme SharePoint, c'est le fait que chaque document référencie l'historique de ses modifications et qu'un numéro de version lui soit attribué.
Il devient alors beaucoup plus facile de savoir qui a effectué la dernière modification et à quelle date.
SharePoint 2013 n'échappe pas à la règle et offre un système de gestion de versions que nous allons détailler dans cet article…
Activation du contrôle de version
Le système de gestion des versions s'active indépendamment sur chaque librairie documentaire d'un site. Pour l'activer il suffit d'aller sur la page de paramétrage du site, puis, dans le menu de contrôle de version, de sélectionner l'option désirée sous la rubrique "Historique des versions".
SharePoint permet de définir des versions principales et secondaires, ainsi que de limiter les versions à un nombre prédéfini.
Les versions secondaires permettent une gestion plus fine des documents en cours de rédaction, tout en les masquant aux utilisateurs non-autorisés.
Ce type de version est également utilisé par le processus d'approbation de la librairie.
Cette gestion peut être configurée sous la section "Sécurité des éléments de brouillon" de la librairie documentaire.
Création d'une nouvelle version d'un document
Une fois que la gestion des versions a été correctement configurée, une nouvelle version sera automatiquement créée à chaque modification ou lorsque le document sera archivé. Le fait d'avoir spécifié une limite sur le nombre de versions assure que celui-ci ne va pas grandir de façon incontrôlée.
Lors de l'archivage, si les versions secondaires sont activées, SharePoint offre la possibilité de choisir entre une version principale ou secondaire.
L'ajout d'un commentaire permet de voir, sans avoir à ouvrir le document, la modification qui lui a été apportée.
Affichage des versions d'un document
Dans SharePoint, chaque document possède un menu contextuel permettant l'affichage de différentes caractéristiques le concernant.
L'historique des versions figure dans ce menu.
Revenir à une version précédente
La restauration d'une version précédente s'effectue très facilement en sélectionnant l'option "Restaurer" sur la version souhaitée.
Une fois la version restaurée, le numéro est incrémenté, devenant ainsi la version courante du document.
Conclusion
Grâce au système de contrôle de versions, SharePoint offre une solution souple et facile pour assurer le suivi de modifications des documents de l'entreprise.
Il permet également une meilleure collaboration en montrant aux différents intervenants uniquement du contenu pertinent.
