Contexte
Le CeRFI a mis son expertise en matière de formation à disposition des chefs de projet métiers de l'Hôpital Riviera-Chablais, Vaud-Valais (HRC) et de ceux du service informatique de la Fédération des Hôpitaux Vaudois (FHV). Objectif de formation: la méthodologie de gestion de projet Hermès.
Le service informatique de la FHV est abrégé FHVi.
Cette actualité est basée sur les interviews de Messieurs:
- Philippe Theytaz, Directeur de la FHVi.
- Arnaud Violland, Directeur des systèmes d’information et de l’organisation à l’HRC (Hôpital Riviera-Chablais, Vaud-Valais).
Leurs témoignages figurent tout au long de cette actualité, sous la dénomination "le client".
Qu'est-ce que Hermès?
Hermès, version 5, est une méthodologie de gestion de projets développée et préconisée par la Confédération suisse pour ses projets d'organisation et d'informatique. Le CHUV (CHU de Lausanne), les HUG (CHU de Genève) et l'Hôpital du Valais, entre autres, l'utilisent. Standard ouvert, Hermès peut être adapté librement à tout nouveau contexte.
Le client ajoute que:
"Hermès est un support à la gouvernance, les aspects de valeur et d'utilité dans le projet y sont importants."
But recherché
Le but du projet est d'utiliser la méthodologie Hermès pour faciliter la gestion de projets de la FHVi et de l'HRC dans un premier temps, dans les autres hôpitaux vaudois dans un deuxième temps.
Selon le client, il s'agit d'une "volonté de rapprocher les équipes métiers et informatique, de faire en sorte que les collaborateurs puissent travailler autrement grâce à Hermès, de développer l'interactivité."
L'HRC et la FHVi souhaitent:
- unifier leurs pratiques de gestion des projets
- renforcer la culture de gestion de projets
- généraliser les bonnes pratiques "projet" à l’ensemble des chefs de projet
- appliquer ultérieurement ces mêmes objectifs aux autres hôpitaux membres de la FHVI
En s'appuyant sur Hermes 5
Situation actuelle
Côté HRC
- "L’équipe métier de l’HRC étant jeune, la démarche projet est encore récente. Les chefs de projet issus des métiers doivent donc, petit-à-petit, s'approprier la culture des projets d'organisation".
- Des divergences existent pour les projets transverses HRC/FHVi.
Côté FHVi:
- Processus projet pas suffisament suivi.
- Incompréhension "mandant – maitrise d’œuvre".
Demande du client
L'HRC et la FHVi recherchent un accompagnement pour former environ 50 chefs de projet:
- A l’utilisation d’un " Hermès personnalisé", mais en respectant les "incontournables" de la méthode
- D’une manière pragmatique et construit sur des cas pratiques
- Qui permet d’inscrire la "culture projets" dans la durée
En conséquence, l'HRC et la FHVI choisissent d'aborder "Hermès autrement", une autre manière qu’en s’appuyant sur des formations académiques.
Réalisation du Projet
Le CeRFI propose d'aller dans le sens d'une formation mixte:
- La théorie de base est acquise en ligne via l'outil d'e-learning myTeacher du CeRFI, l'acquis étant validé par des quiz.
- La pratique est étudiée en salle (dans les locaux du client), de façon pragmatique et basée sur une étude de cas.
Concrètement, une "cellule projets" est créée, regroupant des chefs de projet de la FHVi et de l'HRC, animée par un consultant du CeRFI. Son objectif est de préparer les formations en salle et en ligne (y compris les quiz) et mettre en place les cas pratiques (sur mesure, liés au contexte de la FHVi et de l'HRC).
Dans le détail, la solution e-learning myTeacher du CeRFI gère:
- l'inscription des participants
- le temps d'apprentissage (temps de mise à disposition)
- les leçons sur la théorie Hermès et Hermès FHV
- un quiz sur la théorie
Le client précise:
"Avant la formation en salle, on demande aux participants de prendre 2x2 heures ou ½ journée pour se former en ligne et faire le quiz. Ceci est contrôlé par le CeRFI."
Les Workshops en salle, quant à eux, sont:
- basés sur une étude de cas contenant les points clefs (4 à 5 problématiques posées)
- formés d'un groupe de 9 collaborateurs, soit 6 sessions pour répondre aux besoins de 50 utilisateurs
- constitués de 3 sous-groupes de 3 collaborateurs, pour chaque problématique (dont un collaborateur "métier" et un "informatique").
- corrigés et synthétisés par le consultant du CeRFI au fur et à mesure des présentations
Le client abonde dans ce sens:
"Durant le workshop en salle: 2 exercices le matin et 2 l'après-midi, par groupes de 3 personnes, sessions de 9 à 12 personnes, avec toujours un mélange des fonctions."
L’ étude de cas a été:
- créée selon un contexte propre à FHVi-HRC
- mise à disposition des collaborateurs avant les sessions de formation
- rédigées avec des éléments de réponse préalablement établis
Le client confirme:
"Les études de cas portaient sur des exemples vécus; relativement simple de comprendre le contexte, par conséquent, et de voir comment y insérer la méthode."
Conclusion
Le mélange de formation en ligne et en salle, avec des apprenants bien préparés, a porté ses fruits. L'adaptabilité au contexte de la méthodologie Hermès a facilité la démarche.
Parmi les nombreux fruits récoltés, selon le client, celui-ci est primordial:
"S'assurer que le chef de projet applique la méthode, qu'il ait la méthode dans la peau!
Elle doit toujours rester en filigrane, même s'il faut moduler en fonction de la complexité."
