Evénement SharePoint 2013 au Warwick Geneva

Devant une salle comble, avec des participants venant de secteurs d'activité variés, les orateurs nous ont tenu en haleine pendant une heure et demi avec des démonstrations à la fois techniques et fonctionnelles.

En guise de clôture, notre ami dessinateur et philosophe Pécub, nous a amusé avec ses dessins et ses textes humoristiques.

Cet événement fut une très belle réussite, et nous tenons à remercier toutes les personnes présentes.

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Implémentation ou évolution de SharePoint

Il est possible que votre entreprise veuille implémenter ou faire évoluer une solution SharePoint.

Lorsque vous prenez cette décision, vous serez amené à vous poser cette question:

Comment travailler efficacement avec SharePoint?

En effet, il est important de se demander comment la mise en place de cet outil va permettre de répondre à certaines problématiques comme le travail à distance et multi-sites, la gestion, l’accès ou encore l’utilisation des données en entreprise.

Dans un premier temps il est nécessaire de connaître les capacités de ce produit.

SharePoint est connu pour certaines fonctionnalités, ce socle est constitué des éléments suivants:

• espaces collaboratifs
• espaces de publication
• gestion documentaire
• recherche

Ces piliers sont accompagnés d’autres outils complémentaires, nous nous sommes spécifiquement intéressés aux points suivants lors de cette conférence:

• les fonctionnalités sociales de SharePoint
• les outils de Workflow pour SharePoint
• les solutions mobiles pour SharePoint

Nous avons également donné des conseils pour mieux appréhender la phase d’analyse du besoin nécessaire à la mise en œuvre d’une solution SharePoint.

Réseau social d’entreprise

Pour optimiser l’utilisation des données d’entreprise, il y a un mot d’ordre: faire vivre l’information.

En effet, pour qu’un système d’information soit efficace, il doit être mis à jour régulièrement et impliquer les utilisateurs afin que ces derniers ne soient plus simplement des spectateurs mais bien des acteurs.

SharePoint 2013 offre un ensemble de fonctionnalités qui vont permettre aux utilisateurs de:

• gérer leur propre espace personnel:
  • gestion des données personnelles
  • suivi des modifications et nouveautés du système d’information par l’intermédiaire d’un flux d’actualités
  • création de nouveaux contenus (blog, listes, etc.)
• suivre les mises à jour concernant un site, du contenu ou une personne
• échanger sur un espace ou sur un site et taguer du contenu avec l’utilisation de balises #tag
• partager un site ou un document avec des collaborateurs

Workflows

La mise en place d’outils pour gérer et automatiser les processus d’entreprise doit permettre de:

• limiter les échanges inutiles (emails, appels, séances)
• gérer l’information (mauvaise version de document utilisée par exemple)
• gérer l’attribution des tâches du processus aux participants et les notifier

Pour cela SharePoint propose différentes solutions qui s'adaptent aux besoins. Nativement la mise en place de workflow ne va être possible que pour des processus simples. Pour une complexité plus grande, vous pouvez utiliser des outils tiers comme Nintex ou encore K2, voire mettre en place une solution customisée pour des cas très spécifiques.

A l’heure actuelle, Nintex est la solution la plus utilisée. Cela peut s’expliquer par sa capacité à offrir une interface d’utilisation pratique et efficace pour la mise en place de workflows simples ou complexes. 

L’outil dispose de nombreuses actions possibles:

• ajout d’éléments
• modification sur les profils utilisateurs
• interaction avec des services SharePoint ou externes
• etc.

Colligo est une application mobile disponible sur iOS (Android et Windows Phone d’ici la fin de l’année) qui permet de rechercher, visualiser et modifier du contenu SharePoint. Cette solution permet également de télécharger du contenu sur terminal mobile et de travailler en offline, la synchronisation peut être effectuée une fois la connexion avec le système d’information rétablie.

Il est également possible d’utiliser directement les applications office pour terminaux mobiles qui permettent d’ajouter, d’ouvrir et modifier un document sur un site SharePoint. L’application OneDrive permettra aussi d’accéder aux documents de l'espace personnel SharePoint ("cloud" personnel).

Il existe d’autres applications tierces mobiles couvrant d’autres périmètres fonctionnelles (Harmon.ie, Nintex Mobile, etc.) et si le besoin est très spécifique il est possible de mettre en place des solutions natives ou web customisées.

Pour ce type de solution, il faut voir l'espace SharePoint comme une source de données et un outil d’administration pour une application ou un site mobile. Il est possible ensuite par la mise en place ou l’utilisation d’une architecture d’accès sécurisée (VPN, SSL, RP, etc.) et la création de webservices de développer des fonctionnalités mobiles directement liées à un environnement SharePoint.

Une fois cela terminé, une maquette (même très basique) peut aider à avoir une vision globale du projet et à affiner le besoin ou revoir certaines parties du projet.

Ensuite, il faudra définir le périmètre technique de la solution, de façon à:

• avoir une vision d’ensemble de l’architecture à mettre en place
• définir les contraintes techniques liées au projet
• définir les contraintes de sécurité et de sauvegarde à mettre en place

La définition du périmètre fonctionnel et technique permet de définir les besoins en termes de maintenance et de support. Cela permet aussi d'avoir une première idée des coûts d’architecture et de maintenance.

Pour répondre à toutes ces questions, il est important de garder à l’esprit que SharePoint propose nativement un périmètre fonctionnel large et qu’il est possible de faire évoluer une architecture technique facilement selon des besoins (ajout de fonctionnalités, nouveaux utilisateurs, etc.). Si une solution native ne couvre pas toutes les fonctionnalités, il est toujours possible d’intégrer des outils tiers ou de mettre en place des développements spécifiques qui s’intègrent désormais beaucoup plus facilement à une solution existante.

Pour résumer, nous vous conseillons de retenir qu’un projet SharePoint réussi passe par une phase d’analyse et de définition du besoin complète. Il ne faut pas oublier qu’il est possible de commencer avec un besoin et une architecture simple puis de les faire évoluer par la suite. Et pour terminer, nous vous conseillons si vous avez toujours des interrogations de vous faire conseiller lors de ces différentes phases. Ceci pourra vous éviter de partir dans la mauvaise direction et vous sera réellement bénéfique par la suite.