La collaboration en entreprise est essentielle. Les problèmes de communication, de coordination ou un manque de partage peuvent être responsables de pertes de temps considérables et nuire à la qualité des services délivrés. Comment améliorer cela? Existe-t-il des outils pouvant faciliter ce travail? La réponse est oui. Il est possible d’assister et d’automatiser les actions au quotidien à l’aide de solutions informatiques telles que Microsoft SharePoint et Nintex Workflow.
Qu’est-ce que l’automatisation de processus d’entreprise?
A première vue, l’automatisation de processus fait plus penser au domaine industriel qu’à celui du service (RH, finances, qualité, etc.). Il est en effet assez facile d’automatiser un ensemble d’actions permettant d’optimiser la production d’un produit dans une usine. Cet article démontre qu’il est possible de retranscrire cela dans le cadre des processus d’entreprise, que ce soit pour gérer les services administratifs, RH, commerciaux ou encore qualité.
L’idée est d’optimiser le temps et les actions nécessaires à la réalisation d’un service interne, ce qui est inévitablement lié à un processus.
Pour mieux comprendre cette idée, prenons un exemple simple: l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Ce processus entraîne de nombreuses interactions entre plusieurs services (RH, IT, finances, etc.). Ces multiples échanges peuvent contribuer à la perte de temps (notamment due à l’échange de nombreux e-mails) et / ou à la perte d’informations. L’utilisation d’un outil de "workflow management 1" ou de "gestion des flux de travail" permet d’automatiser ce processus à l’aide d’une solution informatique. Ainsi, le suivi des actions lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur est dirigé par cette solution qui:
- met à jour les informations nécessaires au bon moment (fiche personnelle, date d’entrée, etc.)
- informe les différents collaborateurs des tâches à effectuer (RH, service informatique, etc.)
- vérifie les informations saisies et la cohérence des données
Dans cet exemple, il s’agit de gérer l’arrivée d’un nouveau collaborateur à l’aide d’un formulaire qui permet de le créer automatiquement dans la base des utilisateurs et de lui accorder les droits d’accès aux applications de l’entreprise. Ce même procédé peut aussi permettre de notifier le responsable d’équipe de l’arrivée de ce collaborateur et même lui créer un rappel dans son calendrier. De nombreuses actions peuvent ainsi être réalisées ou assistées par cette solution.
Les objectifs de ces outils de workflow management sont:
- d’optimiser le temps de travail des collaborateurs (réduction des actions à faible valeur ajoutée, plus de temps pour les activités business, etc.)
- de faciliter le travail (assistance, vérification de la cohérence des informations, etc.)
- d’améliorer le suivi des processus (centralisation des données, standardisation, reporting, etc.)
Exemple de workflow simple pour la gestion de l’arrivée d’un nouveau collaborateur
1 Workflow Management: solution informatique (littéralement "gestion de flux de travail") permettant d’automatiser et d’assister la réalisation de l’ensemble des tâches nécessaires à la finalisation d’un processus.
Des données structurées et accessibles: la base des workflows
Avant même de penser à automatiser un ensemble de tâches, il est important de faire le point sur l’organisation des données. Le moyen le plus rapide d’optimiser le travail est de structurer l’information. Il est en effet plus simple de gérer les différentes tâches d’un processus si les données sont centralisées et structurées.
Prenons un autre cas concret, celui de la gestion d’un contrat qui implique 3 services: commercial, financier et direction. Si chacun de ces services gère ses propres versions de fichiers, ses propres données (commentaires, analyses, informations sur les contacts, etc.) et ne les communique pas, nous pouvons facilement imaginer le temps perdu en échanges superflus et le manque de valeur ajoutée au travail fourni par chacun (peu de partage). Avant d’automatiser un processus, il est donc important de mettre en place une structure de données centralisée et facilement accessible.
Cependant, il n’est pas toujours possible de disposer d’un espace centralisant toutes les informations, d’autant plus que plusieurs applications et plusieurs sources de données sont souvent utilisées pour la réalisation des processus.
L’idée, dans ce cas, est de simplifier, en réduisant au maximum les applications et sources de données utilisées. Ceci doit aussi permettre de réduire la complexité des infrastructures techniques et fonctionnelles nécessaires et surtout de simplifier l’utilisation et l’accès aux informations. Qui n’a pas connu des situations "burlesques" imposant de récupérer une information dans un fichier Excel, une autre dans une application interne, encore une autre dans un e-mail, pour effectuer une action consistant simplement à alimenter une base de données? C’est ce genre de situation qu’il est possible d’éviter en structurant bien les données et en minimisant le nombre de référentiels.
Mise en place d’une solution de workflow
Une fois le travail de centralisation des données réalisées, il est possible de déployer une solution de workflow management. Il existe de nombreux outils sur le marché, comme Microsoft SharePoint et Nintex Workflow.
Les outils de workflow management constituent un lien entre les intervenants d’un processus et les données nécessaires. Ces solutions fonctionnent comme des boîtes à outils permettant de mettre en place toute la logique nécessaire à la réalisation du processus. Ainsi, le workflow est conçu à l’aide d’un diagramme dans un premier temps, puis il est implémenté à l’aide de cette boîte à outils.
Les workflows permettent de faire le lien entre les données et les personnes en guidant les utilisateurs et en automatisant certaines actions
D’un point de vue technique, selon la solution choisie, les expériences peuvent être fondamentalement différentes. Certains outils sont simples à utiliser et très graphiques (drag and drop), d’autres plus complexes (notions de programmation nécessaires).
Le choix dépend de 3 critères:
- la complexité des processus à automatiser
- les compétences
- le budget
Les différents outils existants ont souvent des coûts de licences additionnels supplémentaires (add-in). Le ROI (Return On Investment, retour sur investissement) est à prendre en compte, car certains outils permettent de gagner beaucoup de temps et de rendre les workflows plus faciles à maintenir. Le coût humain n’étant pas négligeable, c’est aussi un point important à prendre en considération.
Cas concret: automatisation d’un processus d’achats avec Microsoft SharePoint et Nintex Workflow
Pour traiter cet exemple, Microsoft SharePoint sert de source de données, Microsoft Active Directory d'annuaire d’entreprise (base d’utilisateurs) et Nintex Workflow de solution de workflow (boite à outils).
SharePoint est une plateforme collaborative permettant de structurer un ensemble de données et de documents, tout en offrant des outils permettant de collaborer, travailler, partager toutes ces informations. C’est une plateforme Web dont les fonctionnalités sont accessibles à travers un navigateur en se connectant avec son compte Active Directory (un compte souvent lié à la messagerie).
Il s’agit, dans cet exemple, de gérer les informations relatives à l’achat de matériel nécessaire à la réalisation d’un projet.
Fonctionnalités et architecture technique d’une solution SharePoint
Le responsable d’un projet doit acheter du matériel pour la réalisation dudit projet. Pour cela, il doit se connecter à son intranet SharePoint et remplir un formulaire de demande d’achat en spécifiant le produit à acheter, la quantité, le coût unitaire et les raisons de son achat.
L’intégralité de ses projets sont gérés via SharePoint. Ils sont directement référencés dans le formulaire. Pour relier le projet à la demande d’achat, le responsable doit simplement le sélectionner dans une liste déroulante référençant les projets dont il a la charge.
Une fois la demande envoyée, le responsable des achats est notifié et valide ou refuse l’achat. S’il valide, la demande est à nouveau soumise, via une notification, à la direction pour une deuxième approbation.
La validation de la demande par la direction entraîne l’achat du matériel. Le service des achats est notifié et une tâche lui est attribuée. Il devra demander 3 devis différents. Ces documents devront être associés à la demande d’achat. Lorsque la tâche est réalisée, la direction en est notifiée et choisit le devis qui lui convient le mieux. Cette action entraîne une commande par le service des achats qui devra alors associer la facture à la demande. Cette facture sera envoyée au service financier qui se chargera du paiement.
Une fois le matériel reçu, le service des achats modifie le statut de la demande et une tâche est soumise au responsable du projet (le créateur de la demande) pour valider le bon fonctionnement du matériel. Une fois la tâche validée, la demande est close.
A travers cet exemple, il est possible de voir l’intérêt de telles solutions. Dans ce cas, le workflow automatise toutes les étapes du processus d’achat et effectue des contrôles à tous les niveaux, réduisant le temps et les risques liés à ces opérations. Il structure également les données tout au long du processus afin de disposer de toutes les informations facilement et dans un cadre organisé (demande initiale, évolutions de la demande, documents annexes, facture, etc.).
Les possibilités sont infinies. Il est à la fois possible d’automatiser rapidement des processus très simples tout comme de mettre en place un algorithme élaboré pour gérer un ensemble de tâches complexes.
La finalité de ces outils est le ROI. C’est finalement ce retour sur investissement qui justifie la mise en place de ces solutions.
Les objectifs peuvent varier selon les entreprises:
- gagner du temps
- améliorer la qualité des processus
- optimiser le travail des ressources humaines
- simplifier la vie des utilisateurs, améliorer le service client
- etc.
Quel avenir pour ces solutions de workflows?
Deux évolutions majeures sont attendues: une adaptation rapide de ces outils de workflows aux plateformes cloud (Office 365, SAP Hana, etc.) et l’augmentation des connecteurs à d’autres applications / sources de données.
Premier axe d'évolution: l'adaptabilité
Les éditeurs l’ont bien compris. Les solutions cloud, notamment celles en SaaS 2 (Software as a Service, pas de gestion d’infrastructure, configuration des fonctionnalités uniquement) sont de plus en plus répandues. Ainsi Nintex, initialement présent sur SharePoint, a très tôt fait le choix d’être aussi présent sur SharePoint Online (Office 365).
Nintex a adapté les fonctionnalités à ce nouveau produit et a su renouveler son mode de licence en conséquence (par rapport aux utilisateurs et non pas "juste" une licence globale).
C’est un avantage considérable pour les TPE/PME qui peuvent désormais envisager l’utilisation de ces solutions jusque-là réservées aux grands groupes pour des contraintes de coûts (le paiement de licence par utilisateur est en effet très avantageux pour une petite société).
Les solutions SaaS de Microsoft Office 365 offrent la possibilité d’automatiser des processus avec Nintex
2 Software as a Service, solution informatique intégralement hébergée sur des serveurs distants (cloud).
Deuxième axe d'évolution: l'interactivité
Le deuxième axe d’évolution est lui aussi très intéressant. Dans toutes les entreprises, les données occupent une place essentielle. Elles sont intégrées dans des bases de données de plus en plus volumineuses contenant de nombreuses informations sur les clients, leurs achats, leurs préférences, leurs avis ou commentaires.
Le plus difficile est d’utiliser cette "montagne" d’informations provenant de nombreux outils différents. Les solutions de workflow management n’ont pas pour but d’analyser les données à des fins de reporting comme le font les outils de Business Intelligence.
L’objectif est plus de simplifier le partage de l’information et son évolution. Mais, pour cela, il faut permettre aux outils de communiquer. Or, sans solution de workflow, la plupart ne peuvent pas le faire.
Aujourd’hui, les outils de workflow peuvent interagir avec de plus en plus de logiciels. Avec Nintex, il est par exemple envisageable de créer un workflow pouvant interagir avec SharePoint, Exchange, Active Directory, MS Dynamics CRM, SalesForce, LinkedIn et bien d’autres. Il est alors possible d’envisager des workflows plus complexes entre différentes applications.
Des données toujours plus nombreuses avec lesquelles il est aujourd’hui possible de travailler en harmonie
L’automatisation de processus en entreprise: un travail conséquent mais souvent payant
Face à un contexte concurrentiel important, chaque société souhaite optimiser son activité. Pour cela, des méthodes de travail existent, sous forme de solutions logicielles permettant de mieux gérer les données en les structurant ou en les rendant plus accessibles. Les solutions de workflow s’inscrivent dans cette logique et s'avèrent des plus utiles au quotidien.
Selon la complexité des processus à automatiser, le coût peut être important. L’arrivée des plateformes cloud permet néanmoins de réduire considérablement la facture.
Un point à ne pas négliger est celui de la conception des différents workflows. C’est cette phase qui détermine leur efficacité. Pour des workflows simples, il est plus question de logique que de technique. Lorsque des solutions plus complexes, impliquant plusieurs outils, doivent être mises en place, cela nécessite alors des compétences plus spécifiques.
Les workflows sont donc à la portée de la plupart des entreprises et ne demandent pas nécessairement des connaissances très techniques.
Si vous cherchez à améliorer la gestion de vos processus internes ou si vous êtes simplement curieux de voir les possibilités offertes par ces produits, n'hésitez pas à nous contacter.
