Contexte
L’entreprise de transport T compte plusieurs centaines d’agences réparties dans plus de 50 pays à travers le monde.
Elle a collaboré depuis 2008 avec CeRFI pour divers projets (Service Desk, e-learning), ce qui a permis la mise en place de la solution de formation en ligne myTeacher développée par CeRFI, une solution à la base du projet détaillé ci-après.
C’est d’abord au niveau local (Suisse romande) que myTeacher a été utilisé (dès 2010) puis au niveau mondialpour un projet de migration de plus grande envergure (dès 2013, avec 2’500 utilisateurs concernés).
Le succès du projet de 2013 – durant lequel des modules d’un prestataire tiers ont été intégrés dans myTeacher par CeRFI pour l’entreprise de transport T – a permis à d’autres étapes de voir le jour au sein de l’entreprise T entre 2014 et début 2017:
- formation d’employés à la conception de contenu e-learning
- mise à jour de la plateforme on-premise (version 3.4)
- choix de myTeacher comme plateforme e-learning officielle worldwide
Ces étapes conduisent au grand projet de migration que nous allons détailler…
Demande du client
Le projet dont il est question nécessite de rendre opérationnelle la solution myTeacher au niveau mondial pour l’entreprise de transport T.
L’objectif du projet est de répondre à une problématique importante: former rapidement plusieurs dizaines de milliers de collaborateurs dispersés aux quatre coins du globe.
A noter que certaines des formations concernées ne sont pas optionnelles et ont des contraintes légales (en matière de sécurité notamment) liées aux activités de l’entreprise T. Cela nécessite en conséquence d'assurer un suivi de ces formations aussi efficace que complet.
Concrètement, il s’agit de:
- gérer 25'000 utilisateurs répartis dans plusieurs centaines d’agences à travers le monde
- nommer des coaches locaux pour le suivi des formations (dans chaque agence)
- améliorer la compatibilité SCORM de la plateforme myTeacher
- maintenir une interface multilingue (français, anglais, allemand, italien, espagnol)
- permettre l’envoi aisé de reminders (par milliers) aux utilisateurs concernés
Réalisation du projet
Avant 2017, un upgrade des licences a été effectué et un système de carnet d’heures mis en place pour l’assistance donnée par CeRFI à l’entreprise T, notamment pour l’inscription des nouveaux utilisateurs.
Dès mars 2017, le cœur du projet a consisté à migrer les 25'000 utilisateurs à travers le monde à la version 5 de myTeacher.
Le projet a eu lieu en 5 phases distinctes:
- import des utilisateurs
- structuration des groupes de formation (par continents, par pays, par villes; par fonction et/ou département)
- modification de la plateforme myTeacher pour assurer une meilleure compatibilité avec les modules SCORM
- optimisation du code pour permettre l’accès simultané aux modules de formation à plusieurs centaines d’utilisateurs (et non-simultané à plusieurs milliers)
- mise en place des messages automatiques (reminders)
En outre, CeRFI a procédé à des développements spécifiques (SSO Office 365 notamment).
De plus, le projet inclut des phases qui se répètent au fil du temps:
- ajustement des groupes de formation aux nouvelles campagnes de formation
- audit des modules provenant d’autres fournisseurs et re-SCORM-isation si nécessaire
- ajout à intervalles réguliers des nouveaux arrivants (utilisateurs)
Le projet a donné l’opportunité de relever de nombreux challenges, parmi lesquels:
- la normalisation des données-utilisateurs avant import
- la gestion du volume d’utilisateurs
- la complexité des groupes de formation et la gestion du coaching
- l’hétérogénéité des modules, malgré SCORM
- l’envoi et le monitoring de messages automatiques (> 100'000/an)
Conclusion
L’entreprise de transport T est satisfaite de la plateforme myTeacher et du support technique fourni par CeRFI. L’efficacité des messages automatiques et du processus de suivi des formations, couplés avec la possibilité d’informer les utilisateurs dans myTeacher via la messagerie instantanée, offrent la palette nécessaire à la garantie du bon fonctionnement du processus de formation. Le suivi des utilisateurs est indispensable car il relève le plus souvent d’une obligation légale.
Rapidité, fiabilité et flexibilité ont été les principaux atouts de myTeacher pour relever le défi global d’e-formation de l’entreprise de transport T.
Parmi les pistes d’améliorations envisageables et envisagées:
- optimisation des performances des tâches d’administration
- encore plus de compatibilité SCORM
- plus d’accessibilité des formations et de mobilité via la nouvelle mouture de l’app mobile myTeacher pour smartphones et tablettes
Côté CeRFI, on se félicite de l’optimisation de la plateforme au niveau global et de l’amélioration de la compatibilité SCORM. L’évolution du système de notification automatique ainsi que les capacités accrues de myTeacher en matière de volumétrie (données, utilisateurs) sont également mises en avant également.