Architecture technique et fonctionnelle

Généralités

Pour répondre aux besoins en système d'information des acteurs de l'immobilier, iPORTA propose une solution permettant:

  • la constitution d’un espace collaboratif de type "portail"
  • la mise en œuvre d’un référentiel permettant de décrire l’immobilier en valeur patrimoniale et en valeur d’usage
  • le déploiement de l’ensemble des processus métier élaboré à l’aide d’un modélisateur graphique
  • la communication par une gestion de contenu: actualités, éditoriaux, sites web, flux RSS, etc.
  • l’organisation et le stockage documentaire
  • la mise à disposition d’un espace reporting et tableaux de bord
  • l’intégration des solutions de back-office propres à chaque métier pour en assurer l’interopérabilité

iPorta

​Portail collaboratif et CMS

Le système de portail, sur lequel se base la suite de logiciels iPorta, offre une interface unique d’accès à l’information, commune à l’ensemble des acteurs de l’immobilier (demandeurs et exploitants) pour faciliter la diffusion, la consultation et les échanges de données.

Le portail constitue un point d'accès unique à toutes les fonctions du système d’information:

  • référentiel (utilisateurs, organisations, localisations, baux)
  • processus métiers (gestion des interventions et des engagés budgétaires)
  • fonctions de communication (actualités, livrets, boutiques, sondage, etc.)
  • documents stockés dans un espace structuré (GED)
  • rapports (reporting)

Ce système de portail contribue à fournir la bonne information à la bonne personne en tout lieu doté d’une connexion Internet et à toute heure.

L'espace de travail de l'utilisateur est adapté à son profil. Il se compose de modules, indépendants les uns des autres, chargés de remonter un type d'information.

Ce système permet d'améliorer la visibilité et l'accès aux données.

Un CMS (Content Management System) est utilisé pour le design de l’application, qui se présente ainsi comme un site web.

Référentiel structuré

La suite logicielle iPorta offre un référentiel structuré et personnalisable grâce à un modèle de données dynamique, pouvant être consolidé dans un système d'information global.

Disposer d’un référentiel structuré est un préalable indispensable à tout système d’information et de pilotage.

Sans une connaissance précise de l’existant, il est inimaginable de pouvoir gérer, optimiser et apporter un niveau de service approprié.

La mise en œuvre de la suite iPorta permet de constituer un référentiel inhérent à tout type de gestion, sous plusieurs angles de vue:

  • foncier/Localisations (arborescence géographique): terrains, parcelles, sites, immeubles (bâtiments, ouvrages, équipements, installations), étages, etc.
  • organisation: propriétaires, locataires, gestionnaires, prestataires, fournisseurs, utilisateurs
  • contrats: baux, mandats, prestations, catalogue des services, calendriers des intervenants, SLA (Service-level agreement)
  • événements: historique, prévisionnel, actions

Chacun de ces domaines est décrit avec une vision juridique, administrative, financière, physique et technique.

Dans la suite iPorta, ce référentiel peut être constitué en toute autonomie ou être le résultat de l’agrégation de données issues de base de données et/ou d'applications externes.

Un utilitaire permet, selon ses droits, de naviguer dans le référentiel et de consulter les informations associées à chacun de ses composants.

Modélisateur de processus

La suite logicielle iPorta offre la possibilité de modéliser des processus métiers adaptés à chaque organisation, grâce à un atelier graphique de workflows.

Les processus métiers, quels qu'ils soient, peuvent être représentés pour simuler le fonctionnement réel de procédures papier et pour optimiser les échanges et les flux d'informations.

La suite iPorta intègre un générateur de processus permettant de modéliser et de générer des applications immédiatement opérationnelles.

Ce générateur a permis à l'entreprise iPORTA de constituer un catalogue de processus standard dédiés aux métiers de l'immobilier: demande d’intervention, réservation de ressources, suivi des obligations techniques réglementaires, collecte de données, etc.

Les processus ainsi modélisés sont ensuite adaptés à leur contexte d’exploitation grâce à la gestion des localisations, des organisations, des contrats et des événements. Ce paramétrage contribue à la définition des profils d’utilisation et des droits associés.

Ces processus ainsi modélisés peuvent être personnalisés pour ensuite être adaptés à leur contexte d'exploitation grâce à la gestion des localisations, des organisations, des contrats et des événements.

Ce paramétrage contribue à la définition des profils d'utilisation et des droits associés.

Dans le cadre du déploiement des projets de nos clients, les processus proposés sont mis en œuvre selon cette démarche pour être parfaitement adaptés aux besoins.

Gamme d'outils de communication

La suite logicielle iPorta offre toute une gamme d'outils de communication pour la consultation, l'édition et la publication d'information, gamme facilement exploitable par l'ensemble des utilisateurs, le but étant de mieux informer et mieux communiquer en diffusant strictement les bonnes informations aux bonnes personnes.

Ces outils s'appuient sur un module d'administration permettant une mise en ligne structurée de l'information, de sa production à sa publication. L'information en question est constituée des catégories suivantes:

  • gestion de contenus (CMS)
  • actualités et éditoriaux
  • livrets
  • enquêtes
  • sondages

Actualités et éditoriaux

Diffusion d'informations sous la forme d'actualités et d'éditoriaux, de manière à fournir aux personnes ciblées (droits d'accès et périodes de publication) des informations pratiques, très actuelles et généralement temporaires:

  • annonces
  • éditoriaux
  • invitations
  • alertes
  • etc.

Livrets

Mise en forme et diffusion d'informations générales et pratiques dont le contenu est majoritairement statique dans le sens où il reste durablement authentique:

  • livrets d'accueil
  • guides de procédures
  • recueils de sécurité
  • guides des bonnes pratiques
  • etc.

Enquêtes et sondages

Diffusion de questionnaires pour:

  • mesurer le degré de satisfaction
  • recueillir un avis
  • impliquer des personnes dans un choix
  • etc.

Module de stockage documentaire (GED)

Les métiers de l'immobilier exploitent une quantité importante d'information nécessitant une mise à jour permanente et des échanges entre les différents intervenants.

La suite logicielle iPorta renferme un module qui permet d’organiser et d’indexer des documents tout en disposant d’une fonction de publication et d’un moteur de recherche performant.

Ce module permet:

  • le stockage et le classement de l'ensemble des données liées à la maintenance (images, documents graphiques, fiches techniques, informations réglementaires, etc.)
  • la constitution d'une base de connaissance de premier plan
  • la publication des informations en fonction des profils des utilisateurs

Tous les types de documents peuvent être à la fois stockés dans des dossiers et des catégories dont les arborescences sont définies librement.

Un moteur de recherche facilite l'accès à l'information.

Une fonction d'abonnement informe par e-mail de toute nouvelle publication ou mise à jour de document.

Module de reporting

La suite iPorta offre une solution de reporting performante, capable de collecter l'ensemble des données issues de la suite iPorta et des applications externes, de les analyser et de mettre en forme le résultat.

Le suivi et le pilotage d'une activité passent nécessairement par une analyse poussée des données des systèmes d'information sur lesquels elle s'appuie.

La suite iPorta synchronise dans une base (puits de données) les données sélectionnées issues du système d'information global.

Un générateur de vues intégré permet de les exploiter au travers de rapports dont la mise en forme s'appuie sur Crystal Report® ou BusinessObjects®.

Deux types d'état sont proposés:

  • Les indicateurs: "photo" d'un processus ou d'une application à un instant donné pour une prise de décision rapide ou pour alarmer sur le dépassement d'un seuil.
  • Les rapports: outils d'analyse et d'aide à la décision en accès direct avec la base de données.

Interopérabilité avec des systèmes tiers

La suite iPorta permet d’agréger des solutions de back-office, ou toute autre application, dans un environnement unique en vue de fluidifier les opérations, de naviguer entre les applications, de partager le déploiement de processus métiers et de consolider des données (reporting transverse).

Avec l'identification unique par la méthode SSO (Single Sign-On), les utilisateurs naviguent d'une application à l'autre depuis un seul environnement.

Cette interopérabilité se traduit par la capacité à échanger des données avec des outils externes et de les afficher de manière dynamique dans le portail, au moyen de:

  • technologie XML
  • application externe présentée dans l'interface portail (portlet i-frame)
  • interfaçage de type API Java associée à un moteur de planification des échanges;
  • technologie de type "web services"

La technologie J2EE, la couche API SDK importante ainsi que le moteur de processus fortement paramétrable et ouvert aux extensions sont autant de points allant dans le sens d’une grande interopérabilité de la solution.

De nombreuses interfaces ont été effectuées avec:

  • des GMAO (Gestion de maintenance assistée par Ordinateur)
  • des applications de gestion graphiques de patrimoine
  • des outils de CRM (gestion de la relation client)
  • des outils de contrôle d’accès
  • des outils spécifiques client

La mise en œuvre d’une interface consiste uniquement à adapter les paramétrages. Dans le cas d’une nouvelle interface, il s’agit de développements simples utilisant le SDK (Software Development Kit) d'iPORTA. C’est une tâche que les équipes de CeRFI Immobilier ou d'iPORTA réalisent en tant que spécialistes du développement informatique.