Refonte de la GED avec SharePoint 2013

Refonte de la GED avec SharePoint 2013

Contexte

L'entreprise technique T gère de nombreux documents techniques, en toute logique, et les nombreuses normes qui les accompagnent.

Par conséquent, le besoin d'avoir une plateforme de gestion documentaire (GED) à jour et efficace y est indispensable.

Demande du client

SharePoint

Tout se trouvant dans un environnement SharePoint 2001 depuis fort longtemps, l'entreprise T entend mettre à jour sa version quasi-obsolète et passer à la plus récente, SharePoint 2013.

Cette mise à jour est d'autant plus indispensable que les personnes maîtrisant encore l'environnement 2001 se font de plus en plus rares.

La migration est donc devenue urgente, afin d'éviter de graves pertes de documents en cas de sérieux problème dans l'environnement 2001.

La nouvelle structure doit conserver la simplicité de l'ancienne, qui fonctionne sous forme d'un ensemble de documents PDF avec des liens entre eux, et est destinée majoritairement à un public de non-spécialistes en informatique.

Réalisation du projet

Développement

La plateforme SharePoint 2013 a été configurée par CeRFI pour l'entreprise T. Une migration de la version 2001 vers la version 2013 n'a pas été effectuée. La solution privilégiée fut en effet de:

  • supprimer la version 2001
  • installer la version 2013
  • importer les documents dans la nouvelle plateforme

Les PDF constituant leur gestion documentaire ont ainsi été intégrés dans la nouvelle plateforme. Les liens entre les documents ont été maintenus.

De nouvelles fonctionnalités ont néanmoins été mises en place:

  • classement par métadonnées
  • filtres et tris
  • fonction de recherche

Un processus d'approbation plus complet a aussi été implémenté, plus strict qu'auparavant, et faisant intervenir différentes personnes des départements concernés.

La nouvelle plateforme de GED n'est pas plus complexe à utiliser que la précédente.

Elle offre juste plus d'options et nécessite un petit temps d'adaptation. Seule l'adresse de départ a changé, mais pour le reste, lasimplicité initiale a été conservée.

Conclusion

L'entreprise technique T apprécie le fait que le changement de plateforme se soit fait sans grande difficulté pour ses utilisateurs, qui ne sont pas des spécialistes en informatique.

Les utilisateurs plus expérimentés bénéficient, eux, des nouvelles possibilités de la version 2013.

La nouvelle infrastructure permet donc de gérer de façon optimale toute la documentation technique de l'entreprise et de s'y retrouver facilement.

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