Gestion des visiteurs d'une entreprise

Gestion des visiteurs d'une entreprise

Contexte

L'entreprise E est une industrie romande présente sur plusieurs sites dans une même ville.

Ces sites n'ont pas la même fonction ni les mêmes restrictions en matière de sécurité.

L'entreprise E compte de nombreux visiteurs. Il peut s'agir de rendez-vous professionnels, de prestataires de services ou de visiteurs VIP.

Demande du client

Développement .NET

Le client souhaite informatiser et automatiser la gestion de ses nombreux visiteurs, de l'annonce d'une visite à son compte-rendu.

Il n'y a en effet pas de processus de gestion des visites existant.

Cette automatisation doit assurer:

  • le référencement de tout visiteur entrant et sortant des bâtiments
  • la gestion des badges d'accès par la loge de sécurité
  • la distinction entre visites simples et complexes
  • etc.

En outre, l'interaction avec les outils en place doit être gérée, notamment ce qui concerne la réservation des salles (solution Outlook), pour les meetings liés aux visites.

Réalisation du projet

Développement

CeRFI a procédé à une étude préliminaire, consistant à récupérer toutes les données nécessaires et à analyser le besoin en détail. Cette étude a permis notamment de définir les caractéristiques des deux catégories de visites:

  • les visites simples
  • les visites complexes

Les visites simples sont des rendez-vous professionnels ou des consultants externes. Elles ne durent généralement que de quelques heures à une semaine maximum.

Les visites complexes peuvent durer plus longtemps et comportent beaucoup plus de paramètres à gérer: arrivée du visiteur à l'aéroport, visites des bâtiments, repas, éventuelles nuits d'hôtel, etc.

La partie du projet concernant la gestion des visites simples est opérationnelle. Elle tient compte des particularités de l'entreprise, multi site, et des contraintes de sécurité propres à chaque site.

La loge fournit donc les badges lorsque cela s'avère nécessaire et peut, grâce au processus désormais informatisé, savoir à l'avance qui va venir en visite, et s'organiser en conséquence. La gestion du stock de badges est ainsi grandement facilitée.

De plus, l'application permet de quittancer les visites et d'y insérer une personne de contact.

D'autres champs, offrant la possibilité d'entrer des informations complémentaires, sont aussi à disposition. La gestion des droits a également été prise en compte dans ce projet.

La règle de base est la suivante: un utilisateur ne peut voir que les visites qu'il a lui-même créées.

Des exceptions à cette règle ont été implémentées:

  • possibilité de voir les visites créées par des collaborateurs sous sa responsabilité
  • vue étendue spécifique pour les personnes de la loge sécurité
  • accès restreint aux informations sensibles dans le cas des visites VIP

La technologie utilisée est .NET, 100% web, assurant un accès à l'application de gestion des visites via une URL interne sur un navigateur.

La partie serveur de l'application fonctionne avec une technologie ASP, du code VB.Net, LINQ et une base SQL server.

Le client (partie de restitution des données) est composé de pages html, javascript et css, avec une librairie javascript spécifique ("telerik") proposant des composants préexistants et des animations, rendant l'interface plus intuitive.

La synchronisation avec Outlook et le système de réservation de salles préexistant est assurée. L'application de gestion des visites récupère les informations nécessaires (liste des salles libres) et permet de choisir la salle pour les meetings organisés en parallèle aux visites. Ces réservations sont validées par la loge de sécurité, puis visibles dans le calendrier des utilisateurs concernés.

Conclusion

L'entreprise E est satisfaite de la partie concernant les visites dites simples.

Une extension de l'application aux visites complexes est envisagée.

A noter que la structure de l'application permet de passer d'une gestion de visites simples à une gestion de visites complexes sans souci, les champs nécessaires à cet effet ayant déjà été prévus, suite à l'étude préliminaire du projet.

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