Gestion de projets et de commandes avec SharePoint

Gestion de projets et de commandes avec SharePoint

Contexte

Le centre hospitalier CH compte plus de 1'000 employés, dont les besoins en matière d'informatique sont divers et variés, tant du point de vue de la gestion de documents qu'au niveau du matériel informatique mobile.

Demande du client

SharePoint

Le centre CH souhaite donc automatiser au mieux ses processus existants.

En particulier, les deux processus suivants:

  • la gestion des commandes d'appareils mobiles
  • la gestion des documents de projets

La commande d'appareils mobiles s'effectue via un formulaire papier, qu'il s'agit d'informatiser.

Les documents de projets sont éparpillés un peu partout sur différents disques.

Il s'agit donc de centraliser et faciliter l'accès à l'information pour les personnes concernées.

Réalisation du projet

Développement

Gestion des commandes d'appareils mobiles

Le formulaire papier préexistant, qui circulait via courrier interne de service en service pour validations multiples, a été automatisé par CeRFI via SharePoint 2013.

L'e-version de ce formulaire a été élaborée à l'aide de PDF Share Form, outil qui permet de proposer un formulaire de type PDF directement éditable dans SharePoint.

Pour la partie automatisation du processus, des workflows, réalisés avec SharePoint Designer, ont été ajoutés. Ceci permet aux différents acteurs d’être informés par l’envoi d’email et de pouvoir apporter leur contribution, telle que la validation du matériel commandé. Les intervenants sont autant les responsables directs des utilisateurs concernés, que les RH et l'IT.

Le flux est donc automatisé selon cette suite d'opérations:

  • l'utilisateur remplit l'e-formulaire
  • l'e-formulaire circule vers le(s) responsable(s) pour validation(s)
  • l'utilisateur reçoit le matériel commandé, ou la raison du refus éventuel

Gestion des documents de projets

AVANT: documents de projets éparpillés partout: dans la messagerie électronique, divers disques réseaux ou locaux, etc.

APRES: tout est regroupé dans SharePoint, en respectant la méthode de gestion de projets HERMES 5.

Ce tour d'e-magie, cela va sans dire, facilite la vie de tous les intervenants des divers projets de l'entreprise. Une structure adéquate a en effet été créée, contenant un portfolio de projet.

Les intervenants y trouvent:

  • une liste des projets en cours
  • un espace de présentation du projet accessible à tous, comprenant sa description et éventuellement quelques documents publics
  • un espace privé de gestion de projet, réservé au groupe de gestion du projet, permettant le stockage et l'échange d'informations y relatives

En outre, un formulaire de demande de création d'un espace-projet a aussi été mis en place, afin de pouvoir insérer de nouveaux projets dans la plateforme SharePoint via l'IT, qui est donc réceptrice finale dudit formulaire.

Conclusion

Le centre hospitalier CH bénéficie désormais au quotidien de l'informatisation de ses processus, tant au niveau de la commande d'appareils mobiles que pour la gestion des projets.

Même si quelques développements techniques ultérieurs sont envisageables, la structure informatisée est parfaitement opérationnelle.

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