Migration SharePoint dans une haute école

Contexte

La Haute Ecole helvétique en question (dont le nom ne peut être dévoilé pour des raisons de protection des données) compte plus de 10'000 étudiants et est active dans plusieurs domaines de pointe, souvent en collaboration avec d'autres instituts universitaires européens.

Le projet de migration SharePoint dont il est question ci-après concerne un département spécifique de la Haute Ecole, employant quelques dizaines de collaborateurs.

Le projet a lieu en 2017 (premier semestre) et fait suite à un projet précédent qui a vu la version 2013 de SharePoint être installée dans ce département.

SharePoint

Déroulement du Projet

SharePoint

Etapes

Le besoin de migrer fait suite à une volonté du département de moderniser ses outils et de mettre à jour son parc informatique.

Le projet a ainsi été lancé au printemps 2017, dans la suite donc du projet de 2013.

Il s'agit de migrer SharePoint de sa version 2013 – déjà opérationnelle dans les locaux du département concerné – vers la version 2016:

  • à l'aide de scripts PowerShell adéquats
  • en suivant les checklists fournies par Microsoft
  • après avoir fait l'inventaire exhaustif de ce qui doit être migré

Le projet a eu lieu en partie dans les locaux de CeRFI, en partie dans ceux de la Haute Ecole.

Le budget des projets 2013 (installation) et 2017 (migration) s'est avéré quasi équivalent. Raison: les nombreux add-ins devant venir se greffer à la plateforme SharePoint 2016, ainsi que la mise en place d'une nouvelle version d’un portail Extranet de partage entre différentes universités et la création d’un nouveau portail collaboratif pour le département.

La partie migration a concerné différent aspects: 

  • GED (gestion électronique de documents)
  • gestion de planning
  • divers aspects collaboratifs (gestion des appels d'offre, développement de prototypes notamment)

Elle a été effectuée à 100% par l'équipe SharePoint de CeRFI.

La partie concernant les nouveaux outils à mettre en place s'est plus apparentée à du conseil, l'équipe du département de la Haute Ecole ayant les compétences requises pour la mise en place en tant que telle.

Les atouts de la version 2016 ont convaincu le client de la pertinence de la migration:

  • amélioration des aspects collaboratifs
  • ouverture des documents Office via SharePoint dans un navigateur

Le projet dans sa globalité (analyse, installation, migration, tests, Intranet) a nécessité 15 jours/homme. Il comprend aussi un carnet d'heures pour toutes les questions et problématiques pouvant se présenter dans les mois suivant la mise en place.

Difficultés rencontrées

La présence de deux compléments SharePoint installés lors du projet 2013 qui a généré quelques complications.

L’utilisation de scripts PowerShell a été nécessaire pour supprimer d’anciennes références en base de données SharePoint. C’est une opération assez complexe et minutieuse, mais nécessaire dans certains cas.

Le fait d'avoir anticipé ces soucis et de l'avoir budgété a évité tout quiproquo avec l'équipe du département concerné de la Haute Ecole.

Serveurs

Conclusions

SharePoint

La partie migration effectuée par CeRFI s'est bien déroulée.

Le client s'est montré satisfait des conseils et recommandations concernant la gestion de sites Intranet et Extranet SharePoint, ce qui lui permet d'être autonome en la matière, même avec une solution plutôt sophistiquée.

Il est également satisfait que tout ait pu être effectué dans les délais et selon le budget prédéfini.

Simple et facile à maintenir, tel est le résultat probant de ce projet.

Une future migration, potentiellement à l'horizon SharePoint 2019, est envisageable.

Si une migration SharePoint pointe à votre horizon, contactez-nous sans hésitation.

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