Les apps d'Office 365 et les utilisateurs externes

Office 365 et le monde externe

Office 365 est un outil de productivité et de collaboration de Microsoft fourni via le cloud à l’échelle de l’entreprise sous forme de SaaS (software as a service = logiciel en tant que service).

Outil en constante évolution, il regroupe notamment les composants suivants: la suite Office (Word, Excel, PowerPoint), la messagerie Exchange (Outlook), Skype For Business (l'héritier de Lync), SharePoint Online et OneDrive For Business.

Principaux atouts d'Office 365: sa connectivité aigüe et sa mobilité.

Utilisateurs

En effet, bon nombre de ses composants offrent la possibilité à des utilisateurs internes, mais aussi externes, de se connecter au système interne de l'entreprise. Parmi eux:

  • OneDrive
  • Groups
  • SharePoint online
  • Skype
  • Power BI
  • Flow
  • Yammer
  • Sway
  • Etc.

Les accès sont de 3 types:

  • anonyme (partage d'un lien permettant à l'utilisateur externe d'ouvrir un document et éventuellement de le repartager en faisant suivre le lien)
  • authentifié (via une adresse de messagerie externe associée à un compte Microsoft)
  • sans licence (accès limité aux fonctionnalités de base)

Dans les 3 cas, il n'est pas nécessaire d'acquérir une licence Office 365 supplémentaire.

Le cas de OneDrive

PC

OneDrive For Business permet l'échange de liens avec des utilisateurs externes, authentifiés ou non.

Le lien de partage sans authentification est disponible en plusieurs variantes:

  • en lecture seule ou avec un droit d'édition
  • avec ou sans date d'expiration

Le lien de partage avec authentification (via une invitation par e-mail) se décline aussi en une variante en lecture seule et une variante avec un droit d'édition, avec ou sans date d'expiration.

Que le partage se fasse avec ou sans authentification, la démarche est valable autant pour un fichier unique que pour tout un dossier de travail.

A noter que le droit de suppression d'un fichier n'est valable que pour des utilisateurs authentifiés.

En savoir plus sur OneDrive For Business.

Le cas de Groups

Les Groupes Office 365 ont pour but de combiner certaines fonctionnalités des mondes SharePoint, OneDrive et Exchange pour faciliter le travail collaboratif, que ce soit avec vos collègues ou avec des personnes hors de votre réseau usuel d'entreprise (consultants externes, experts, etc.). Il s'agit d'espaces de partage (travail collaboratif) plus sophistiqués que ne l'est OneDrive, sis au cœur d'Office 365 dont ils constituent une pièce centrale.

Interactions possibles en cas d'ouverture d'un groupe Office 365 vers l'extérieur:

  • partage de fichiers ou dossiers comme dans OneDrive
  • participation de personnes externes à une e-conversation avec les membres du groupe

A noter que le partage anonyme n'est pas disponible dans cet outil. L'accès comprend la messagerie (conversations) et les fichiers dudit groupe en lecture et en écriture, ainsi que le droit de suppression de documents. En clair, c'est "tout ou rien", il n'y a pas de degrés d'accès.

Plus précisément, l'accédant externe aura accès à l'interface "site SharePoint" correspondant au groupe.

En savoir plus sur les groupes Office 365.

Le cas de SharePoint

Les sites SharePoint, justement... l'idéal pour un portail extranet et/ou des workflows.

Un utilisateur externe y est considéré comme un interne: tout comme un interne, il doit obligatoirement s'authentifier pour y accéder, sans pour autant qu'il ait besoin d’acquérir une licence ou de créer un compte Office 365.

Le partage se fait soit:

  • via les paramètres classiques de SharePoint (options "Site permissions")
  • via le bouton "Share" sur n'importe quelle bibliothèque ou sur n'importe quel fichier
  • via le bouton "Share" de la page d'accueil de l'interface SharePoint

Comme pour Groups, l'utilisateur reçoit un message électronique avec les instructions de connexion via une adresse e-mail externe liée à un compte Microsoft.

L'accès est aussi fin ou large que souhaité (site complet, bibliothèque, fichier unique).

En savoir plus sur Microsoft SharePoint.

SharePoint

Le cas de Skype for Business

Il n'est possible d'établir une connexion qu'avec un utilisateur externe au bénéfice d'un compte "Skype For Business". Cela ne fonctionne pas avec un bénéficiaire de compte Skype classique.

Cela ouvre la porte au chat, aux visio-conférences (via un Skype-meeting), mais aussi à des connexions vers une série d'autres applications et fonctionnalités liées, entre une personne interne de l'entreprise et une personne externe.

Le Skype-meeting permet l'envoi d'un lien à la personne externe concernée pour l'inviter à une session "one-to-one" ou à un webinar.

En savoir plus sur Skype For Business.

Autres connexions

Power BI

Power BI est un outil Microsoft de business intelligence (BI) qui ne fait pas partie d'Office 365 mais qui peut néanmoins s'y connecter. Il permet de partager des rapports et KPI avec des utilisateurs externes à son entreprise.

Flow

Microsoft Flow permet de "toucher" des utilisateurs externes via les connecteurs faisant partie intégrante des workflows, qui sont la raison d'être de MS Flow.

Yammer

Quant à Yammer, gestionnaire de réseau social professionnel racheté par Microsoft, il a une vocation naturelle à la connexion vers le monde extérieur et ses utilisateurs externes depuis sa création.

Sway

Sway – outil de présentations online – permet aisément de partager un lien avec le monde extérieur.

Flow, Yammer et Sway font partie du microcosme Office 365.

Administration globale des externes

Utilisateurs

Il n'existe pas, à l'heure actuelle, de gestion globale des utilisateurs externes, du genre "je donne accès à toutes nos apps à l'utilisateur externe Jean Dupont"...

C'est App par App que ça se gère...

L'administration globale de la plateforme Office 365 permet tout de même de voir la liste complète des utilisateurs externes, mais pas d'interagir avec elle (ajouts, suppressions).

Cela se passe via l'Admin center d'Office 365:

  • dans la partie "Settings" pour les réglages globaux
  • dans la partie "Admin centers" pour les réglages plus fins
  • Il s'agit d'y définir si on ouvre l'app vers le monde extérieur ou non.

Ouvrir les vannes ou ne pas les ouvrir, telle est la question...

Selon l'app concernée, il est possible de n'ouvrir que partiellement (à un domaine spécifique).

Il est en outre possible de mettre en place un audit des actions des utilisateurs externes (tout genre d'interaction de chaque utilisateur avec tout fichier), via un système de notifications/alertes, afin de "garder un œil sur qui fait quoi" et sur la nature des partages d'informations avec l'extérieur.

En savoir plus sur Microsoft Office 365 et ses composants.

Connexions à venir...

Le microcosme Office 365 de Microsoft est en constante et rapide évolution. Les multiples connexions vers le monde extérieur et son infinité d'utilisateurs vont donc aller naturellement en croissant et en se simplifiant (gestion centralisée).

A tous les outils déjà ouverts vers l'extérieur précités s'ajouteront PowerApps, Microsoft Planner et sans doute Microsoft Teams, sans compter d'autres outils qui vont faire leur apparition. A suivre...

Gérer vos utilisateurs externes avec Office 365

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